manuales y su clasificacion

MANUALES
Concepto e importancia de los manuales
Para Agustín Reyes Ponce (2003) un manual es "Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de unamanera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa".

"Un manual es un documentoque contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/oinstrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una organización que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo” (Quiroga).

.Con las definiciones anteriores, podemos decir que los manuales administrativos constituyen instrumentos para la ejecución correcta de las tareas de oficina.

Undocumento menos detallado pero elaborado sistemáticamente puede ser la respuesta a la necesidad que tienen todas las organizaciones de contar con un instrumento que seacomprensible y útil para cualquier interesado, tal instrumento es el “manual de organización”
Los manuales de organización son elementos básicos de referencia y de auxilio en la empresa para obtener el control deseado de losesfuerzos del personal. Por medio de estos manuales pueden proporcionarse al personal sus deberes y responsabilidades, los reglamentos de trabajo, políticas y objetivos de la empresa en una forma sencilla, directa y autorizada.

Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de éstos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera lerestan importancia.

Posibilidades
a) Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
b) Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.
c) Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
d) Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.
e) Soninstrumentos útiles en la capacitación del personal.
f) Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
g) Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

Limitaciones
a) Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.
b) Elcosto de producción y actualización puede ser alto.
C) Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
d) Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes.
El tipo de manual se determina dando respuesta al propósitoque se ha de lograr. Los manuales administrativos son documentos que definen a detalle las actividades y responsabilidades del personal que labora en una Organización.

Clasificación de los manuales

I. Por su contenido
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias. Dentro de este tipo tenemos alos siguientes manuales:
Manual de Historia.- Su propósito esproporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panoramaintrospectivo de la tradición y filosofía del organismo.
Manual de organización.- Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad delos distintos puestos, y las relaciones.
Manual de políticas.- Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en latoma de decisiones para el logro de los objetivos.
Manual de procedimientos.- Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (cómo hacer las...