Manuales

Manuales
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Constituyen una de las herramientas con que cuentan Ias organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.

Son fundamentalmente un instrumento de comunicación.

Si bien existen distintos tipos de manuales podemos definirlos como un cuerpo sistemático, que contiene:

         la descripciónde las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organización(

         y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.(

Ventajas.

• Son un compendio de la totalidad de Ias funciones y procedimientos que se desarrollan en una organización. Registran a manera de inventario las prácticas reconocidas dentro dela organización y son fuente de consulta.
• La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios subjetivos del funcionario actuante, sino regidas por normas que mantienen continuidad a través del tiempo.
• Clarifican la acción a seguir y las responsabilidades a asumir en aquellas situaciones en las que puedan surgir dudas respecto al área quedebe actuar o a Ia decisión a tomar.
• Mantienen homogeneidad en cuanto a la gestión administrativa impidiendo la excusa del desconocimiento.
• Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el correr del tiempo al incorporarse en Ia cultura de la organización a través de suevolución administrativa.
• Facilitan el control por parte de los supervisores de las funciones delegadasal existir un instrumento que define con exactitud cuales son los actos delegados.
• Facilita Ia capacitación del personal al existir compendiados los reglamentos internos de la organización.
• Resuelven conflictos al dirimir problemas de jurisdicción, superposición de funciones o responsabilidades.
• Ayudan a la planificación, coordinación y control de la empresa al tener claramentedeterminados los objetivos y las responsabilidades para cumplirlos.
• Economizan tiempo al brindar soluciones a situaciones que antes debían ser analizadas, evaluadas v resueltas en cada caso.
• Ubican Ia participación de cada componente de la organización en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.

Desventajas.

• Costo: Existe uncosto de redacción y confección que indudablemente debe afrontarse.
• Actualización: Exige una constante actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido, acarrea su total inutilidad.

Tipos de Manuales.

• Manual de Organización

Describe la Organización Formal de la Empresa consignando:

o Misiones: enunciación sintética del objetivo que persigueel área de la Organización.
o Funciones Básicas
o Autoridad: Quienes dependen de el y él que quien depende
o Responsabilidad
o Características
o y Especificaciones de la Posición.

Los manuales tienen por objeto el decirle a cada jefe por escrito lo que se espera de él, en materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelacionesdentro y fuera de Ia empresa.

Los manuales deben distribuirse completos a todos lo jefes, ya que sirven a las comunicaciones entre todos y cada uno de los jefes.

Ejemplo:

Manual de Organización para la posición: Gerente de Administración y Finanzas.

Misión:

o Formular políticas y planes referidos a la estructura y acción administrativade la Empresa.
o Desarrollar e implementar mecanismos de control sobre actividades de la Empresa.
o Elaborar y analizar información contable para evaluar los resultados operativos de la Empresa.

Funciones:

o Custodiar el patrimonio de la empresa, a través de la registración correcta y en tiempo de transacciones que afecten el activo  y pasivo, conforme a exigencias...