Manuales

Necesidad de manuales
Manual de:
Organización
Políticas
Procedimientos
Evaluación de manual vigente
Investigación para la preparación de manuales.
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MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Constituyen una de las herramientas con que cuentan Ias organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.
Sonfundamentalmente un instrumento de comunicación.
Los distintos tipos de manuales podemos definirlos como un cuerpo sistemático, que contiene:
La descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organización
Los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.
Ventajas.
Son un compendio de la totalidad de Ias funciones yprocedimientos que se desarrollan en una organización.
Registran a manera de inventario las prácticas reconocidas dentro de la organización y son fuente de consulta.
La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios subjetivos del funcionario actuante, sino regidas por normas que mantienen continuidad a través del tiempo.
Clarifican la acción aseguir y las responsabilidades a asumir en aquellas situaciones en las que puedan surgir dudas respecto al área que debe actuar o Ia decisión a tomar.
Mantienen homogeneidad en cuanto a la gestión administrativa impidiendo la excusa del desconocimiento.
Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el correr del tiempo al incorporarse en Ia cultura de la organización a través desu evolución administrativa.
Facilitan el control por parte de los supervisores de las funciones delegadas al existir un instrumento que define con exactitud cuales son los actos delegados.
Facilita Ia capacitación del personal al existir compendiados los reglamentos internos de la organización.
Resuelven conflictos al dirimir problemas de jurisdicción, superposición de funciones oresponsabilidades.
Ayudan a la planificación, coordinación y control de la empresa al tener claramente determinados los objetivos y las responsabilidades para cumplirlos.
Economizan tiempo al brindar soluciones a situaciones que antes debían ser analizadas, evaluadas y resueltas en cada caso.
Ubican Ia participación de cada componente de la organización en el lugar que le corresponde, a losefectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.
Desventajas.
Costo: Existe un costo de redacción y confección que indudablemente debe afrontarse.
Actualización: Exige una constante actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido, acarrea su total inutilidad.
Tipos de Manuales.
Manual de Organización
Describe la Organización Formal de la Empresa consignando:Misiones: enunciación sintética del objetivo que persigue el área de la Organización.
Funciones Básicas
Autoridad: Quienes dependen de él y él de quien depende
Responsabilidad
Características
Especificaciones de la Posición.
Los manuales tienen por objeto el decirle a cada jefe por escrito lo que se espera de él, en materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad,comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de Ia empresa.
Los manuales deben distribuirse completos a todos lo jefes, ya que sirven a las comunicaciones entre todos y cada uno de los jefes.
Ejemplo:
Manual de Organización para la posición: Gerente de Administración y Finanzas.
Misión:
 Formular políticas y planes referidos a la estructura y acción administrativa de la Empresa.
Desarrollar e implementar mecanismos de control sobre actividades de la Empresa.
 Elaborar y analizar información contable para evaluar los resultados operativos de la Empresa.
Funciones:
 Custodiar el patrimonio de la empresa, a través de la registración correcta y en tiempo de transacciones que afecten el activo y pasivo, conforme a exigencias legales.
 Mantener adecuados registros de los...