Manuales

Manuales
“Es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre historia, políticas, procedimientos, organización de un organismo social, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo”.
Estas son las palabras de un autor llamado Duhalt K.M. que define su manera de ver el manual de una organización.
Pero en palabras más generalespodemos deducir que los manuales persiguen la mayor eficiencia y eficacia en la ejecución del trabajo asignado al personal para alcanzar los objetivos de la empresa. También deban servir para explicar las normas más generales con un lenguaje que pueda ser entendido por los empleados de todos os niveles, y en su caso por los administradores, dando énfasis a la información de los procesos yprocedimientos administrativos. Estos pueden ayudar a todos los colaboradores de la organización en caso de que los sistemas de comunicación sean rígidos.
La esencia de estos representa un medio de comunicación para señalar las decisiones administrativas, que tienen como propósito señalar en forma ordenada y sistemática la información. Los objetivos se cumplen según su clasificación y grado de detalle.Los manuales se pueden clasificar de diferentes formas, nombres diversos, y otros criterios, pero se pueden resumir de la siguiente manera:
a) por su contenido, como: historia de la empresa, organización de la empresa, políticas de la empresa, procedimientos de la empresa, entre otros.
b) por su función específica, como: ventas, compras, finanzas, personal, entre otros.
c) función quedesempeñan los manuales administrativos en una organización descentralizada: la delegación provoca una acción para confiar responsabilidad y autoridad por parte de la dirección superior de una empresa, en sus divisiones o sucursales, ya que el equilibrio de las actividades de control de una organización descentralizada es muy delicada sobre todo en la elaboración y repartición de manuales y algunas de susreglas son: formular indicaciones de políticas relacionadas con las actividades, instrucciones de procedimientos que se pretenden llevar a cabo, entre otras.
Como se ha estado mencionando los manuales de procedimientos son muy importantes para toda empresa ya que una de las mayores oportunidades que existen para reducir el costo de oficinas radica principalmente en el campo de llegar a uniformarlos métodos. Siempre existe una mejor manera de realizar cualquier tarea y una vez que se encuentre este método se ha de seguir, y estos se debe de describir en los manuales para que los empleados lo hagan de esta manera. En estos se describen además los diferentes puestos o unidades administrativas que intervienen en los procedimientos y se precisa su responsabilidad y participación. En losmanuales de procedimientos de oficinas es costumbre incluir las formas que se emplean en el procedimiento de que se trate junto con su instructivo para llenarlo.
Algunas de las características en los manuales de procedimiento son:
-Tareas y trabajos individuales.
-Practicas departamentales en que se indican los procedimientos de operación de toda unidad administrativa y su relación con las demás queintervengan.
-Practicas generales en un área determinada de actividad.
No existe ninguna uniformidad en el contenido de estos manuales, pero tampoco existe un patrón ni una forma maestra para su preparación. Sin embargo hay características que aparecen casi siempre en todos ellos tales como:
1.- introducción
a) objetivo del manual
2.-organigrama
3.-graficas
a) diagramas de flujo4.-estructura procedimental
a) descripción narrativa de los procedimientos
5.-formas
a) por lo general rediseñadas y planeadas
b) instructivo de las formas
6.-politicas de organización relacionadas con aspectos fundamentales de la dirección
a) planeación
b) comunicaciones
c) control
d) desarrollo del personal
las organizaciones asignan a un grupo de...