Manuales

MANUALES
Los manuales son un medio de comunicación muy especializado y requieren habilidades de comunicación especializadas -habilidades que normalmente no se aprenden en la escuela o en el trabajo.
Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una serie de actividades,traducidas a un procedimiento determinado, indicando quien los realizará, que actividades han de desempeñarse y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal que constituyen una guía para el personal que ha de realizarlas.

TIPOS DE MANUALES
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa con nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:
Porsu alcance
• Generales o de aplicación universal.
• Departamentales o de aplicación especifica.
• De puestos o aplicación individual.
Por su contenido
• De historia de la empresa o institución.
• De organización.
• De políticas.
• De procedimientos.
• De contenido múltiple (manual de Técnicas)
Por su función específica o área de actividad.
• De personal.
• De ventas.
• Deproducción o ingeniería.
• De finanzas.
• Generales, que se ocupen de dos o más funciones especificas.
• Otras funciones.

Manuales de historia de la empresa
Según George R. Terry, “en su libro, Administración y control de oficinas”: “ Muchos patrones sienten que es importante darles a los empleados información con respecto a la historia de la compañía, sus comienzos, crecimientos, logros,administración y posición actuales. Esto le da al empleado una vista introspectiva de la tradición y pensamiento que apoya a la empresa con la que esta asociado. Probablemente contribuye a una mejor comprensión, aumenta la moral y ayuda al empleado a sentir que pertenece, que forma parte de la compañía. El darle a un empleado un cuadro del todo, le ayuda a adaptarse a sí mismo dentro del cuadrototal. La información histórica por lo común se incluye como parte de la presentación a un manual de políticas o de organización, o de un manual de personal.
Manuales de organización
Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad yresponsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de la empresa. Generalmente contienen graficas de organización, descripciones de trabajo, cartas del límite de autoridad, entre otras cosas.
Según C.L. Littlefield declara al respecto: “los manuales [de organización] se usa donde se desea una descripción detallada de las relaciones de organización. Se elabora ordinariamente con base en los cuadrosde la organización, los cuales se acompañan de las descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro.
Comúnmente se hace la división de los encabezados de estos manuales en atención a la función general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones con los demás.”
Manuales de política
Los manuales de política, también llamados de normas, son la piedra angular ya queestudian las reglas de la organización. En este tipo de manuales se exponen los 10 (ó 10,000) mandamientos de la compañía. Según Kellog, los manuales muchas veces incluyen una declaración de objetivos de la empresa y otros “slogans” que expresan una política.
Los manuales de políticas ahorran muchas consultas. Por supuesto, puede haber manuales de políticas comerciales, de producción, de finanzas,de personal, etc., o uno sobre políticas generales.

Manuales de procedimientos
Los manuales de procedimientos, también llamados manuales de operación, de prácticas, de instrucción sobre el trabajo, estándar, de rutinas de trabajo, de trámites y métodos de trabajo.
El manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la relación de...