Manuales

MANUALES

CONCEPTOS DE MANUALES
Existen varios autores que dan un concepto de lo que son los manuales administrativos, entre ellos tenemos a:
Agustín Reyes Ponce: el concepto de un manual es de suyo empírico, variable, y fácil de comprender: “significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática, una serie de elementosadministrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa”.
Graham Kellog, “El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significaestablecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo.”
Los manuales son un medio de comunicación muy especializado y requieren habilidades de comunicación especializadas -habilidades que normalmente no se aprenden en la escuela o en el trabajo.
Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencialógica y cronológica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando quien los realizará, que actividades han de desempeñarse y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal que constituyen una guía para el personal que ha de realizarlas.
El por qué de la necesidad de utilizar los manuales
 Proporciona al usuario un sistema de referencia común yestandarizado. Cada uno de los interesados posee exactamente la misma información y opera conforme a las mismas reglas.
 Proporcionan documentación. El manual estudia las políticas y los procedimientos de la organización, de modo que esta información no queda simplemente almacenada en el cerebro de unas cuantas personas. Esta información vital no se pierde cuando alguna de las personas clavesabandona la compañía. Además, al desarrollar un manual, la empresa a menudo se ve obligada a aclarar políticas dudosas o mal definidas y a simplificar procedimientos complejos.
 Sirven como un sistema de archivos portátil y fácil de usar. Las respuestas a las preguntas se localizan con rapidez y facilidad sin necesidad de examinar innumerables hojas de archivo.
 Tiene una influencia definitiva.Una política corporativa claramente especificada en un manual oficial tiene mas impacto que en un memorando hecho hace tres años escondido en algún lugar del archivo, o cuyo originador ha dejado la compañía.
 Los manuales ayudan a los usuarios a obrar de acuerdo con los reglamentos del gobierno y otros cuerpos reguladores.
 Los manuales ahorran tiempo y aseguran respuestas exactas. Losempleados pueden consultar “el libro” en lugar de preguntar a alguien que pueda conocer la respuesta o no conocer la respuesta correcta.
 Los manuales sirven como instrumentos de adiestramiento para nuevos empleados, ayudándose a conocer correctamente sus funciones desde el principio. Muchos manuales se desarrollan específicamente como auxiliares de adiestramiento.
 Los manuales reducen lapapelería reuniendo la información en un solo lugar.
Ventajas y desventajas de su uso
Ventajas
 Logra y mantiene un sólido plan de organización.
 Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y sus propios papeles y relaciones pendientes.
 Facilita el estudio de los problemas de la organización.
 Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación delas modificaciones necesarias en la organización.
 Sirve como guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.
 Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
 Evita conflictos jurisdiccionales y yuxtaposición de funciones.
 Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos...