Manuales

MANUALES
MANUALES

Definición
Los manuales de organización exponen, con detalle la estructura, organizacional, de la empresa, señalando los puestos y la relación que existe entre ellas, explica la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones y actividades de las unidades orgánicas de la empresa.
La definición de manuales como un medio de comunicación es:
Los manualesson el medio que permite comunicar las decisiones referentes a organización, procedimientos, políticas, antecedentes, aspectos técnicos a la dirección
Objetivos
General:
*Es señalar en forma sistemática la información administrativa
Específicos:
*Presentar una visión
*Precisar las funciones encomendadas
*Coadyuvar a la ejecución correcta
*Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos
*Servir comoorientación al personal de nuevo ingreso
- Importancia
Cada manual será importante de acuerdo a su finalidad, por lo tanto debe indicar:
* Objetivos de la empresa
* Canales de comunicación
* La estructura orgánica
* Relaciones en personal con autoridad
* Deberes y responsabilidades de cada puesto
-Posibilidades y limitaciones
Limitaciones.
* Si se elaboran de forma deficiente seproducen serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones
* El costo de producirlos y actualizarlos debe de ser alto
* Si no se les actualiza periódicamente pierden efectividad
* Se limitan a los aspectos formales de la organización y dejan de lado los informales, que también son muy importantes
* Si se sintetizan demasiado pierden su utilidad; pero si abundan en detallespueden volverse complicados
Posibilidades.
* Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar
* Ayudar a institucionalizar y establecer objetivos, políticas, procedimientos, funciones, normas, etc.
* Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones
* Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos y normas a través del tiempo
* Incrementan lacoordinación en la realización del trabajo
* Permiten delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción

-Clasificación
* Por su contenido
* De historia del organismo
Su objetivo es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración yposición actual.
* De organización
Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos relaciones, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos.
* De políticas
Se propone detalladamente los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos esto permitirá:
* Agilizar elproceso de toma de decisiones.
* Facilitar la descentralización al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
* Servir de base para una constante y efectiva revisión.
* De procedimientos
Expresar en forma analítica los procedimientos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Una guía que explica como hacer las cosas orientar al personal nuevo.
*De contenido múltiple. (cuando incluyen políticas y procedimientos; historia y organización)
Cuando el volumen de actividades o personal no justifique la elaboración de varios manuales. Simplicidad de la estructura organizacional. En organismos pequeños se pueden combinar dos o más conceptos. Ejemplo: “manual de políticas y procedimientos”

* Por función especifica.
* Producción
*Compras
* Ventas
* Finanzas
* Contabilidad
* Crédito y cobranzas
* Personal
* Generales (se ocupan dos o más funciones operacionales)

* Por su ámbito de aplicación.

* General.
* Organización
* Producto de la planeación organizacional.
* Abarca todo el organismo.
* Describir la organización formal.
* Describir su estructura...