Manuales

1.4. Elaboración de Manuales Administrativos

Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una serie de
fases. Estas fases o etapas se explican brevemente acontinuación:

1.4.1 Planificación del Trabajo.
En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los manuales, este puede ser conformado por un representante de cada una delas unidades administrativas de la institución o por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca. Se deberá nombrar un coordinador o responsable quién conducirá el trabajo del grupo con elfin de mantener
homogeneidad en el contenido y la presentación de la información. También en esta fase se establece cuáles serán las herramientas metodológicas que se utilizarán pará obtener lainformación para elaborar los manuales, así como el tipo de información que se va a requerir y el cronograma de las actividades a desarrollar para la elaboración de los manuales
.
1.4.2 Búsqueda de laInformación.
Una vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a recabar la información necesaria
para la elaboración de los manuales, según las herramientas metodológicas establecidaspreviamente y las técnicas investigativas seleccionadas. La búsqueda de esta información se
puede realizar mediante:
Investigación documental: trata de buscar todos aquellos documentos impresos oelectrónicos en los cuales se obtenga información relevante para la elaboración del
manual respectivo, ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de
reorganización administrativa,manuales anteriores de procedimientos, informes de
labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros.
Investigación monumental: trata de toda aquella información que no se encuentraescrita
en algún documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas,
observaciones, test, entre otros, para obtener dicha información por parte de los
funcionarios que la conocen....