Manuel de procedimientos para correspondencia

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

OFICIALIA DE PARTES MUNICIPAL
DEL MUNICIPIO DE

AGOSTO 2007

I N D I C E

PAGINA

INTRODUCCIÓN 2

MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO 3

PROCEDIMIENTOS4

• CORRESPONDENCIA DE ENTRADA ORDINARIA

• CORRESPONDENCIA DE ENTRADA URGENTE

• CORRESPONDENCIA DE ENTRADA CONFIDENCIAL

INTRODUCCIÓN

El H ayuntamiento de, en su permanente compromiso de aplicar los lineamientos que permitan optimizar las operación de cada una de sus áreas y de esta manera hacer mas eficiente la administraciónpublica se dado o a la tarea de elaborar el documento denominado Manual de Procedimientos para el Servicio de Correspondencia de la oficialía de partes municipal.

Es manual precisa el proceso administrativo necesario para la recepción de documento tanto externos como internos por parte de particulares, tramites de prestación de servicios diversos, recepción de permisos y licenciasasí como la recepción de cualquier notificación parte de las instituciones de gobierno tanto federal como estatal y la municipal que tengan algún termino por la cual es necesario de darle un seguimiento y respuesta inmediata este documento establece de forma detallada cada uno de las actividades a realizar para la recepción y entrega de la documentación recibida.

OBJETIVOS:• Eficientar el proceso de recepción de documentación tanto interna como externa en el municipio de Teoloyucan

• Darle un seguimiento formal a cada uno de los documentos que ingresan a este ayuntamiento o a sus áreas

• Contar con un instrumento normativo que permita agilizar y controlar de manera eficiente y eficaz la correspondencia

• Evitar el transito de ladocumentación por personas ajenas al ayuntamiento en el interior de la institución

MARCO
JURÍDICO-ADMINISTRATIVO

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Leyes

Ley Orgánica municipal

Ley Federal de Responsabilidades de los Servicios Públicos

Ley

CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
ORDINARIA

Objetivo

Describir las políticas y el procedimiento aseguir para recibir toda la documentación dirigida al H. ayuntamiento o algún funcionario que labore en la misma para su debido registro, clasificación y distribución oportuna de la misma, quitando el transito de personas ajenas a la institución en el interior de sus instalaciones, así como facilitar la ubicación del área de entrega y eficientar la recepción de documentos dirigidos al ayuntamiento ya las áreas que lo integran.

Políticas de Operación

La correspondencia de Entrada es el conjunto de documentos que están dirigidos al ayuntamiento o algún funcionario de la misma que lo expide una institución o Persona. Por su procedencia, se clasificara en interior y exterior, donde la citada en primer termino es la que procede de cualquier área del ayuntamiento y la denominadaexterior será la que procede de ciudadanos, Entidades federales, estatales y municipales y de otros.

Los documentos que presten requerimientos recibirán directamente por la sindicatura municipal dado que estos documentos se caracterizan por tener plazos legales que se requieren de una atención inmediata.

La restante correspondencia de entrada, que no esta relacionada con quejas delos usuarios o aclaraciones de las áreas que otorgan el servicio, deberá ser recibida por el Departamento de oficialía de partes y turnada a las áreas competentes que correspondan, la entrega de esta correspondencia

Los documentos que incluyan montos en documentos cobrables a favor del h. ayuntamiento deberán ser entregados para su registro y tramite directamente a la tesorería municipal...