Manuel de procedimientos

EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEFINICIÓN Y OBJETIVOS

Los procedimientos son documentos que describen el conjunto de operaciones o de etapas que, en forma cronológica, se establecen para llevar a cabo un determinado tipo de trabajo.

Además, contienen información sobre la ubicación, los requerimientos y los puestos responsables de su ejecución.

Los procedimientos se hacen necesariosen la organización cuando se produce un cambio en la organización que da lugar a la reestructuración de las tareas existentes o incluso a la definición de otras nuevas.

El manual de procedimientos es un instrumento de información
en el que se consignan en forma metódica las operaciones
que deben seguirse para la realización de las funciones
de una o varias áreas de la organización.El manual de procedimientos es útil porque permite conocer el funcionamiento interno de las dependencias en lo que se refiere a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

La elaboración de procedimientos hace posible:

▪ Definir funciones y tareas.
▪ Identificar problemas organizativos.
▪ Optimizar losprocesos.
▪ Rediseñar flujos de trabajo.
▪ Minimizar el gap productivo que se produce en todo cambio organizativo, facilitando la adaptación a las nuevas circunstancias.

Cada procedimiento comprende el conjunto de pasos necesarios para la realización de una operación o proceso concreto. Cada uno de estos pasos corresponde a su vez a una acción, y ésta debe ser asociada a quien larealiza o es responsable de la misma.

Cuando la ejecución de un paso o conjunto de pasos depende de una condición, se incluye la misma dentro del paso a realizar. Así pues, si no se verifica dicha condición, se han de saltar los pasos subordinados a la misma, indicando la referencia de los documentos de entrada (inputs) y de salida (outputs), las pantallas del sistema a las que se ha de acceder ensu caso y la normativa existente que afecte a su realización.

Por lo tanto, con los procedimientos se consigue información estructurada acerca de los aspectos siguientes:

■ Secuencia en la que se realizan las operaciones.

■ Momento en que se desarrollan.

■ Unidad (grupo o individuo) responsable de su realización.

■ Documentos, archivos y pantallas quese utilizan en ellos.

■ Línea de actuación a seguir cuando se presentan errores.

Los objetivos básicos que se pretende alcanzar con su elaboración son:

1. Compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que componen una tarea o actividad, así como las áreas que intervienen en las mismas.

2. Establecer formalmente los métodos y técnicas de trabajoque deben seguirse para la realización de las actividades.

3. Precisar responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las actividades.

4. Documentar la operativa de los distintos puestos de trabajo.

5. Tratar de suavizar los efectos de la implantación de un software nuevo en la operativa diaria.

6. Proporcionar una herramienta de ayuda parael conocimiento de las tareas que corresponden a cada responsable y mostrar su relación con las tareas responsabilidad de otros.

7. Constituir un punto de referencia básico para la formación.

De esta manera, los procedimientos permitirán evaluar la eficacia en el desempeño de las tareas, el seguimiento de las operaciones y la obtención de información sobre posibles problemas ynecesidades de revisión y/o modificación. Asimismo resultarán de gran ayuda para las nuevas incorporaciones, facilitando la asimilación del trabajo y las funciones a realizar.

CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El manual de procedimientos ha de contener tres secciones importantes:

( Narrativa (o Texto)

En él se expresan por escrito las informaciones o instrucciones que...