Manula De Procedimientos Para El Tratamiento Documental

Archivo Nacional de la República de Cuba 
Archivo General de la Nación 
de la República Dominicana 

Manual de procedimientos
para el tratamiento documental  

Martha Marina Ferriol Marchena 
Olga María Pedierro Valdés 
Marisol Mesa León 
Mercedes Maza Llovet 

La Habana 
2008

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Manua l de procedimientos pa ra el tra ta miento documenta l  © Martha Marina Ferriol Marchena, Olga María Pedierro Valdés, 
Marisol Mesa León, Mercedes Maza Llovet, 2008 
© Sobre la presente edición, 
Archivo Nacional de la República de Cuba, 2008 
Archivo General de la Nación, República Dominicana, 2008 

ISBN (Cuba)  978­959­7196­05­1 

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Contenido 

Introducción /  7 
Capítulo 1. Los sistemas de archivos /  9 
Sistema institucional de archivos, componentes de un sistema dentro de una
organización. 
Capítulo 2. Los archivos de oficina / 13 Organización del archivo de oficina, su ubicación, funciones, atribuciones,
competencias. Instrumentos de control. Transferencias documentales. 
Capítulo 3. Los archivos centrales / 17 
Funciones y atribuciones que competen a un archivo central. Identificación del
organismo productor, las series y tipos documentales.
Clasificación: orgánica y funcional. Instrumentos de control. Capítulo 4. La valoración documental / 29 
Valores primarios y secundarios de las series documentales. Ventajas de la valoración
documental; las Comisiones de Valoración. 
Capítulo 5. Descripción archivística / 34 
Instrumentos de descripción. 
Bibliografía / 39 
Glosario de términos archivísticos / 40 
Anexos / 46

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Introducción 
El colectivo de autores somete a consideración de los interesados esta propuesta
con elobjetivo de estandarizar el desempeño de los encargados de los procedimientos
archivísticos en las administraciones según las nuevas tendencias del tratamiento
documental en cada una de las etapas del ciclo de vida de los documentos y de
acuerdo con las normas vigentes en la materia en el país. 
Ha  motivado  su  realización  la  necesidad  de  capacitación  y  entrenamiento  de  recursos  humanos idóneos en la esfera archivística y la de gestionar los documentos ante su incontrolable acumulación en 
los  sistemas  gubernamentales,  teniendo  en  cuenta,  aspectos  tan  definitorios  como  las  transferencias 
primarias  y  secundarias  y  los  plazos  de  eliminación  y  acceso,  tratados  a  partir  de  nuestra  tradición archivística pero relacionados estrechamente con otros ejemplos, reflejo de la experticia de cada uno de 
los especialistas que han intervenido. 
El manual contiene diferentes conceptos de carácter técnico que se emplean en los procedimientos; 
describe cada una de las etapas por la que transita el documento desde que se genera como resultado de la 
gestión  de  la  administración,  el  conjunto  de  características  y  factores  que  intervienen  en  la  creación, gestión, ubicación, eliminación de los documentos e incluye los modelos de registro y control a utilizar, 
un glosario de términos archivísticos y la bibliografía consultada.

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Capítulo 1 

Los Sistemas de archivos 
Es el conjunto de normas e instituciones que participan en la dirección,
seguimiento, coordinación e inspección de los programas para la conservación,
tratamiento y difusión delpatrimonio documental. Lo componen: los archivos, los
servicios archivísticos, la administración de archivos, la legislación archivística y el
personal. 1
Para entender más fácilmente el concepto, debemos partir de dos consideraciones
elementales que constituyen su base. Por una parte, el documento es el mismo desde
que se produce en la oficina como soporte físico de una...