Maravilloso

pROCEDIMENTS ADMINISTRATIUS: LLOC DE RECEPCIÓ I DEPARTAMENT COMERCIAL

INTRODUCCIÓ
Veurem com s’organitza i quins procesos interns segueix l’empresa, la seva estructura per departaments i àrees, així com els llocs de treball en què pots desenvolpar les tevés funcions

ESTRUCTURA ORGANITZATIVA


LLOCS DE TREBALL. FUNCIONS I TASQUES COMUNES
* Gestió de la correspondencia
*Detall de les tasques a realizar:
* Un cop que a recepció ha distribuït la correspondencia, cada un procedirà a clasificar la seva per al seu posteror processament segons el contingut i la prioritat.
* En cas de necesitar demanar informació, es prepararà un correu electrònic.
* Si des d’aquest lloc s’ha d’enviar alguna carta o documentació, es prepararà i es dipositarà ala safata d’enviament.

* Adquisició de material fungible
* Detall de les tasques a realizar:
* S’adquirirà el material necessari per a cada lloc de treball. Per què tingui la necessitat d’adquirir-lo realitzarà les gestions directament amb l’empresa subministradora.
* És comunicarà a recepció per correu electrònic o per telèfon que s’ha demanat, per tal quel’arribada pugui comprobar que hi ha tot el material sol·licitat.
LLOC DE RECEPCIÓ: DESCRIPCIÓ DE TASQUES
Descripció de tasques del lloc de recepció |
Funcions | Taques | Activitats |
Control de correspondencia d’entrada i material fungible | Control de correspondència | - Classificació del correu-Registre de les entrades-Arxivament informàtic -dels correus electrònics-Distribució entre elsdiferents departaments. |
| Entrada de material fungible | - Recepció-Pagament-Lliurament de la documentació a tresoreria |
Control de correspondencia de sortida | Control de correspondència | -Recepció dels documents dels diferents llocs.-Registre de les sortides.-Arxivament informàtic dels correus electronics-Enviament de la correspondència |
Atenció de trucades telefòniques | Atenció de trucadesentrants | -Atenció de les trucades telefòniques entrants.-Registre en nota telefónica de les dades.-Transferir la trucada al departamento corresponent. |
Inventari i comandes de material d’oficina | Control d’inventari | -Inventari inicial-Atendre les demandes-Realitzar comandes de material fungible-Registrar enrtrades i sortides |
| Comandes de material d’oficina per a l’aula | -Controlarel volum d’existències-Sol·licitar a la gerencia la compra de material |
Funcions de màrqueting | Confecció de catàlegs, llistat de preus, ofertes, promocions i targetes de visita | -Confecció de documents-Enviament a clients i comunicat a vendes-Arxivament |

Control de correspondencia d’entrada
* Control de correspondencia
* Recepció: El correu que arriba és dipositat pelprofesor, llevat del correu electrònic, s’obtindrà a través de l’ordinador, amb el servidor de correu amb que és treballi.
* Registre: S’anotarà al llibre d’entrada.
* Repartiment: És distribuirà als diferents llocs segons el seu destinatari.
* Classificació: S’obrirà per conèixer-ne el contigut. Correu electrònics, s’imprimiran. Si portessin fixers adjuntats, s’imprimiran o ésreenviaran depenent del volum que siguin.
* Arxivament: Correu electrònic entrant es desarà en carpetes del servidor de correu.
* Entrada de material fungible
* Recepció: El material sol·licitat tindrà la seva entrada per recepció.
* Pagament: Se sol·licitataran a tresoreria els diners en efectiu per procedir al pagament de la factura.
* Distribució: La factura originali el rebut es lliuraran a tresoreria per tal que registri la sortida a Caixa.
Control de correspondencia de sortida
* Control de correspondencia:
* Recepció: Quan és necessiti enviar correspondencia la dipositaran a la safata de sobretaula.
* Registre: S’anotaran en elllibre de sortides.
* Arxivament: carpetes del servidor de correu.
* Enviament: S’enviaran els...