Marco Legal

1. Analiza y toma nota de los aspectos más relevantes del Acuerdo 060 (30 de Octubre 2001) del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia, por el cual se establecen pautas para laadministración de las comunicaciones oficiales de las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, este será el marco de referencia para el desarrollo del tema siguiente: Reciboy Despacho de Documentos. El acuerdo lo podrás consultar en el sitio Web del Archivo General de la Nación de Colombia: www.archivogeneral.gov.co
Recibo y Despacho de Documentos:
Gracias a esteacuerdo se establecen los parámetros que permitan a las unidades de correspondencia cumplir con la producción, recepción, distribución, seguimiento y conservación y consulta de los documentos. Es por esoque todas las entidades deben de establecer de acuerdo a su organigrama la unidad de correspondencia, la cual tendrá como función recibir, radicar y distribuir de las comunicaciones.

Es de ahíque se tomen medidas para tener pleno control de la correspondencia interna y de la externa. De esta manera se radicara todas las comunicaciones dejando la copia a la persona que presenta lacomunicación.

Pero además de esto, establecer sistemas de carácter manual o automatizado para recibir o enviar documentación oficial interna o externa. Es por esto que el soporte de estas comunicaciones puedeser físico o electrónico. Al ser físicas deben de ir en papel que no se deteriore, pero si el soporte es magnético debe de tenerse cuidado con cada una de las instrucciones que dé el fabricante parasu cuidado y preservación, pero además de que se genere en formatos compatibles se debe de buscar la posibilidad de consulta y recuperación.

Dependiendo el tipo de correspondencia se establecenparámetro para su manipulación, es el caso de las comunicaciones oficiales recibidas, donde se debe de revisar para verificar su competencia y anexos informativos, junto con el remitente y destinatario...