Margen

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
EN WORD2003
Introducción
En las empresas o en el estado es muy común enviar correspondencia con un contenido similar a muchos
destinatarios, a veces cientos o miles de ellos. Puede ser el reclamo de un importe adeudado, la notificación
de una facilidad de pago, la comunicación de una oferta a los buenos clientes, etc. Para facilitar esta tarea,
Word dispone dela facilidad Combinar correspondencia, que se vale de dos archivos:
– Documento principal
– Origen de datos
El documento principal contiene un texto común a todos los destinatarios. Para personalizarlo con los datos
de cada uno de ellos, se insertan en los lugares adecuados del texto lo que se llama campos de combinación.
Estos campos deben tener iguales nombres que el que tienen los camposde los registros almacenados en el
origen de datos. Al ejecutar la combinación, Word llena los campos de combinación del documento principal
con los datos que toma de los campos correspondientes de un registro, produciendo un documento personali-
zado; luego los llena con los datos que toma de los campos de otro registro, produciendo otro documento
personalizado, etc., como se ilustra acontinuación.
Documento principal
Señor «Nombre»
«Domicilio»
Nos place comunicarle que,
debido a sus excelentes antecedentes
en nuestro Banco, estamos en condi-
ciones de ofrecerle un préstamo a sola
firma por la cantidad de «Préstamo»
pesos.
Sin otro particular, le saludamos atte.
Origen de datos
Nombre
Juan García
Luis González
César Guerra
Domicilio
Perú 450
Salta 659Libertador 1240
Préstamo
10.000
15.000
12.000
El resultado de la combinación efectiva será:
Señor Juan García
Perú 450
Nos place comunicarle que,
debido a sus excelentes antecedentes
en nuestro Banco, estamos en condi-
ciones de ofrecerle un préstamo a sola
firma por la cantidad de 10.000 pesos.
mos atte.
Sin otro particular, le saluda-
Señor Luis González
Salta 659Nos place comunicarle que,
debido a sus excelentes antecedentes
en nuestro Banco, estamos en condi-
ciones de ofrecerle un préstamo a sola
firma por la cantidad de 15.000 pesos.
mos atte.
Sin otro particular, le saluda-
Señor César Guerra
Libertador 1240
Nos place comunicarle que,
debido a sus excelentes antecedentes
en nuestro Banco, estamos en condi-
ciones de ofrecerleun préstamo a sola
firma por la cantidad de 12.000 pesos.
mos atte.
Sin otro particular, le saluda-
El documento principal puede ser una carta, sobre, etiqueta, mensaje de correo electrónico, etc. Como las
cartas se mandan en sobres, Word facilita preparar sobres o autoadhesivos con datos postales.
El origen de datos puede ser un documento de Word, una hoja de Excel, una tabla de Access, unatabla de
Visual FoxPro, un archivo de texto, etc. El origen de datos siempre debe tener formato de tabla o debe ser
convertible en tabla por Word, compuesta por filas y columnas. Las filas, como sabemos, se llaman registros,
y las columnas, campos. En el caso de una tabla de Word, una hoja de Excel o un archivo de texto, el primer
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Edmundo A. Cáceres — Combinación de correspondencia enWord 2003 — 2006
registro debe contener los nombres de los campos, y se llama registro inicial. El resto de los registros contie-
ne datos, en concordancia con lo definido en el registro inicial.
Nombre
Juan García
Luis González
César Guerra
Domicilio
Perú 450
Salta 659
Libertador 1240
Préstamo Registro inicial
10.000
15.000Registros de datos
12.000
Tratándose de un archivo de texto,los nombres de los campos del registro inicial y los campos de los regis-
tros de datos deben usar delimitadores de campo, como un punto y coma, una tabulación, etc. En el ejemplo
que sigue se usa el punto y coma como delimitador.
Nombre;Domicilio;Préstamo
Juan García;Perú 450;10.000
Luis González;Salta 659;15.000
César Guerra;Libertador 1240;12.000
Combinar correspondencia ayuda a...