Mariposas

CONCEPTO, FINES Y CLASES DE ARCHIVO
DEFINICIÓN DEL ARCHIVO
El archivo es el conjunto de documentos de la empresa debidamente ordenados. Muchas veces es el lugar donde se conservan todos estos documentos.

FINALIDAD DEL ARCHIVO

Dentro de la administración de cualquier empresa, un archivo es una herramienta imprescindible, que además persigue unos objetivos muy concretos.

Losobjetivos de naturaleza legal hacen referencia a una serie de exigencias estipuladas por ley. Es decir, la empresa debe guardar durante un tiempo determinado una serie de documentos porque así lo establece la Ley.

Existen otros objetivos de carácter técnico que hacen referencia a la utilidad práctica del archivo; en otras palabras, las características esenciales que debe tener un archivopara que sea útil.
Funciones de los archivos.
a.-  Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
b.-  Asegurar la perfecta conservación de los documentos.
c.-  Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.
Principios Fundamentales de Clasificación.
los principios fundamentales en elproceso de archivar son:
-  Clasificar, ordenar y archivar.
-  Clasificar: se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivará un documento. Es establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o criterio definido.
-  Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la clasificación ha señalado.
-Archivar: Colocar los documentos en un lugar determinado.
Existen autores que unen losconceptos de clasificación y archivo, si bien es cierto que uno es complemento del otro, no es menos cierto que entre ellos existen diferencias, como, la clasificación es el sistema y archivar es el método. Es decir la clasificación señala el camino a seguir y el método ejecuta.
ARCHIVO. SISTEMAS FUNDAMENTALES DE CLASIFICACIÓN
Sistemas de clasificación.  Los sistemas fundamentales declasificación se resumen básicamente, en dos: Alfabético y numérico.  Separados o unidos, estos dos sistemas forman la base de toda ordenación.  En algunos casos sus variantes se denominan sistemas, pero son sólo combinaciones realizadas con ellos.
Sistema alfabético.  Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en consideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por la cualesuno de los más conocidos.  Se puede archivar alfabéticamente por:  nombres de individuos u organizaciones, por localidades(geográfico), por categoría o tema (asunto).
Sistema numérico.  En este sistema se utiliza la serie natural de los números como elemento principal, asignándolos progresivamente.  Cada documento se ordena conforme a un número sin considerar ningún otro elemento.  Dentro de estesistema se encuentran: Sistema numérico consecutivo, numérico simple. Dígitos terminales, dígitos centrales.
Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos y no es posible decir de manera determinante, cuál es el sistema mejor y más aconsejable. En consecuencia el sistema para archivar la documentación tiene que estudiarse detenidamente en cada caso y nunca limitarse a recurrir auno de ellos sólo porque haya sido aplicado en casos similares, o por otras razones que no sean las derivadas de un estudio de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Factores que influyen en la selección del sistema de archivo
- Clase de documentos que se archivarán, frecuencia de consulta, cantidad de usuarios del archivo, cantidad de documentos recibidos y procesados en un período, forma enque son solicitados los documentos (alfabético, geográfico, numérico, temático o combinación de ellos), método de control y seguimiento de documentos que sea más eficaz, plan de transferencia que se utilizará.
Procedimiento para archivar:
Inspeccionar (Cerciorarse de que los documentos  estén listos para ser archivados); clasificar,(decidir bajo que nombre se archivará);codificar,(Indicar...