MATERIAL CAJA CHICA CONTA 2

CAJA CHICA
Definición de Caja Chica
Derivados de la aplicación de sistemas adecuados de control interno, normalmente los pagos en efectivo realizados por las empresas deben efectuarse mediante la expedición de cheques, con la finalidad de prevenir robos o pérdidas de efectivo, pero ante la necesidad de realizar pagos menores o pequeños y toda vez que la expedición de cheques por importes mínimosno justifica su costo, las organizaciones establecen Fondos de Caja Chica, que son fondos establecidos en función de las necesidades de la entidad cuyo objeto es responder a compromisos inmediatos e imprescindibles de menor cuantía.

CREACION DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA
Este fondo, como se señaló anteriormente, está destinado a efectuar pagos menores en efectivo.
Para establecer un Fondo Fijode Caja Chica se siguen los siguientes pasos:
1. En primer lugar, el contador o el encargado de la tesorería hace un estudio minucioso de los gatos menores efectuados en un período normalmente de un mes. Luego, con base en este estudio, se determina una cantidad razonable con la cual se establecerá el fondo. Para ello se expide un cheque que será entregado al responsable del manejo del fondo, quiense encargará de cobrarlo y obtener del banco monedas y billetes de baja denominación.

2. Al encargado del manejo del fondo se le debe especificar la cantidad máxima de los pagos a realizar con el fondo, los cuales deberán estar debidamente legalizados por personal con facultades para tal efecto. Por cada pago que efectúa el encargado del fondo, la persona que lo solicita firma un Vale de CajaChica, el que puede adoptar por ejemplo una de las formas que se muestran en las ilustraciones 1 y 2. Estos vales son controlados en un Registro Auxiliar de Caja Chica que puede adoptar la forma de un diario tabular tal como el que aparece en el ejemplo, en la ilustración 3.

Ilustración 1
Ejemplo de Vale de Caja Chica











Ilustración 2

Ilustración 2
Ejemplo de Vale provisional de caja.Nº de cuenta
Nº de sub-cuenta
Concepto
Parcial
Debe
haber














3. El encargado del Fondo deberá mantener en su poder un importe igual al del fondo establecido, integrado por efectivo y comprobantes. Supongamos que se establece un fondo por $2.000.00 y que el encargado realiza pagos por $500.00; en este momento, él tendrá en su poder:

Efectivo $1.500.00
Comprobante de gastosmenores 500.00
Importe del fondo fijo de caja chica $ 2.000.00

4. Cuando el importe del fondo llegue a una cantidad que no permita cubrir otros gastos menores, su responsable debe solicitar su reposición, entregando los comprobantes respectivos a los cuales se les pondrá el sello de “pagado”, con la finalidad de que no vuelvan a ser empleados en futuras reposiciones y
solicitará uncheque por una cantidad, con lo cual volverá a tener nuevamente en efectivo el importe del
fondo establecido.

A este respecto conviene resaltar que la cuenta de Fondo Fijo de Caja Chica no tendrá movimiento durante el ejercicio, salvo cuando el importe del fondo sea insuficiente o excesivo, en cuyo caso se procederá a incrementarlo o reducirlo, respectivamente, según sea elcaso.
Ilustración 3
Ejemplo de Registro auxiliar de Caja Chica
Registro Auxiliar de Caja Chica
Fecha
Concepto
Nº de Vale
Entradas
Pagos
Gastos de Venta
Gastos de Admón.
IVA Acreditable



Varías Cuentas











Nombre
Importe

















CAJA CHICA
Naturaleza de la Cuenta
Caja Chica es una sub-cuenta del Efectivo y Equivalentes.
Debe
Haber
SE CARGA
Al iniciar elejercicio
1. Con el importe de su saldo deudor, que representa el valor nominal del fondo.

Durante el ejercicio
2. Co el importe del valor nominal de los incrementos que se lleguen a efectuar.
SE ABONA
Durante el ejercicio
1. Con el importe del valor nominal de las disminuciones o cancelaciones que se lleguen a efectuar

Al finalizar el ejercicio
2. Co el importe de su saldo para saldarla...