MATERIAL DE OFICINA

MATERIAL DE OFICINA
1. Aspectos generales
1.1. Qué engloba
Dentro del concepto de material de oficina se engloba un gran
número de productos, desde clasificadores y carpetas, hasta
material de escritura como bolígrafos o lápices, CDs e incluso
otros materiales no fungibles como tijeras, grapadoras o
sacapuntas.
En esta ficha se darán criterios ambientales para la compra de
todos estos materialesde oficina a excepción del papel de
oficina, tratado específicamente en capítulo aparte.
1.2. Dónde estamos
El material de oficina es un grupo de productos particular. Por
una parte, no se caracteriza por tener una elevada carga
ambiental negativa, comparado con otros grupos de productos,
y por otra parte, desde el punto de vista económico, tampoco
representan un gasto importante dentro de unaadministración.
No obstante se ha escogido en tanto que su utilización por
parte de todo el personal de la Administración (al igual que el
papel) lo hace un grupo de productos ideal para la
sensibilización ambiental interna. Además, tiene también un
valor ejemplarizante y es de fácil replica por parte de la
ciudadanía.
1.3. Cómo actuar
Para reducir los impactos ambientales asociados al material deoficina se debe:
— Reducir la diversidad de productos adquiridos, ya que a
mayor diversidad mayor complejidad en el control de stocks y
de pedidos.
— Utilizar el material de forma responsable.
— Realizar los pedidos de manera racional para reducir los
desplazamientos de la em presa suministradora.

— Comprar productos de calidad, reutilizables y
recargables.
— De esta forma se alarga la vida útildel producto y se
reduce la necesidad de compra.

2. Buenas prácticas operativas
2.1. Cómo reducir el consumo
Cuando surge la necesidad de comprar nuevo material de
oficina, primero hay que plantearse qué es realmente
necesario y cómo se puede reducir el consumo.
En primer lugar, se recomienda la reutilización dentro del
mismo departamento o entre áreas de material de oficina
(como carpetas,archivadores, bolsas...). Para ello se deberá
disponer de un almacén o espacio (aunque sea sólo un armario
pequeño) donde guardar material ya usado para su
reutilización.
En segundo lugar, es importante establecer un plan de
reducción progresiva del número de artículos diferentes a
adquirir, limitando la diversidad de material, aunque ello
implique limitar la elección de las diferentes áreas.
Por otraparte, se comprarán artículos con larga vida útil así
como productos recargables y sus recargas, para reducir la
necesidad de compra a medio plazo. Se intentará también
comprar a granel o en envases grandes para reducir el
consumo de embalajes que se convertirán después
en residuos.
Además del consumo estrictamente de material, también se
pueden introducir mejoras para reducir el consumo en lossuministros. Para los embalajes, si es posible, se puede exigir
o acordar con la empresa suministradora que el material se
entregue en cajas reutilizables a recuperar en el siguiente
pedido. Respecto a los desplazamientos, se deberá definir una
frecuencia de pedidos común para todos (trimestral, mensuales
o quincenales en función del espacio de almacén propio en la
Administración) para minimizar elnúmero de viajes a realizar.
El uso de aplicaciones electrónicas (programas en la
Administración o portales web) para hacer los pedidos puede

ayudar a reducir el consumo de papel y el tiempo dedicado a la
tarea.
2.2. Cómo conocer las necesidades reales. Indicadores
Para conocer cuál es la compra de material de oficina se
deberá disponer de un registro detallado de los artículos
adquiridos en cadadepartamento y la cantidad demandada
dentro de un cierto periodo de tiempo.
Si esto se caracteriza al detalle, será más fácil aplicar medidas
de reducción de la diversidad de productos. Además, podremos
conocer la frecuencia de reposición de los artículos no
fungibles —grapadoras, taladradoras, etc.—, lo que nos dará
una idea de la durabilidad que estos tienen.
La durabilidad de este tipo de...