Material de Sensibilizaci n Documental 1



Sensibilización en el manejo documental










Normatividad Vigente Y Políticas Institucionales.

TEMA: SENSIBILIZACIÓN DOCUMENTAL

TUTOR: RICARDO ARRIETA FONTALVO











SENSIBILIZACION EN EL MANEJO DE LOS DOCUMENTOS

Desde tiempos inmemoriales el hombre se ha visto en la necesidad de guardar sus conocimientos en documentos que conserven sus pensamientos, como en el caso de lospapiros.
Para ese entonces, guardar estos documentos resultaba fácil ya que no existían grandes volúmenes de documentos.
Hoy las cosas han cambiado y los procesos son más complejos, de manera de manera que es dispendioso archivar un alto número de documentos durante muchos años.
Pero si bien conservar los documentos en perfecto estado es difícil, debido a que los aspectos ambientales influyennegativamente en los soportes documentales papeles y se deterioran en poco tiempo, consultar en forma ágil se convierte en un verdadero embrollo porque en muchas ocasiones las formas tradicionales requieren demasiado tiempo, máximo si no se han clasificado debidamente.

RECOMENDACIONES PARA OBTENER UNA MEJOR CONSERVACIÓN DE LOS MATERIALES Y DOCUMENTOS DE ARCHIVOS.

1. LIMPIEZA

Tenga en cuenta lassiguientes sugerencias para:

Mantener los sitios de trabajos limpios y secos. La mejor manutención de los ambientes limpios y sin polvo es el mejor y menor pesticida.
Al limpiar las estanterías se debe comenzar por el plano superior e ir bajando para evitar el traslado de la suciedad de las superficies limpias.
Los muebles de archivo deben ser en lo posible metálicos para evitar la aparición delcomején y garantizar la conservación de los documentos. Si se utilizan muebles de madera estos deben ser inmunizados.

2. LEGAJAR CORRECTAMENTE

Antes de perforar los documentos se deben preparar retirando en lo posible materiales metálicos tales como clips, alfileres, ganchos mariposas, grapas, ganchos legajadores, etc., ya que estos transmiten oxidación al papel. Solo se pueden utilizarmateriales metálicos con recubrimiento plástico.

Todos los documentos deben ir centrados con respecto a la unidad que los va a contener. Para lograr un buen centrado tome un conjunto de documentos de igual tamaño y que no exceda la capacidad de la perforadora. Seleccione el primer documento del volumen y una el extremo superior con el inferior doblándolo y haciéndole una pequeña señal en el lugar dedoblamiento.

Luego utilice esta primera hoja como una guía de perforación alineando la guía de la perforadora con respecto a la señal de doblado.

Cuando se realice la perforación hay que cuidar que los agujeros no vayan a afectar la información contenida en el papel. Para evitar este incidente es importante que al plasmar la información se elabore el documento con unos márgenes lo bastanteamplios.

Es importante colocar una hoja al inicio y al final de cada legajo para evitar la oxidación por contacto.

Los documentos que se colocan en un legajo no deben ser más de doscientos folios (200), estos deben ir ordenados y perfectamente alineados.
Cuando un documento se sale de la estructura que lo va a contener se debe tratar de no doblar el original. Si se tiene que doblar, se debe tratarde hacer la menor cantidad de pliegues posibles.

Ningún documento puede ser retirado del legajo pero existen casos excepcionales en los que se hace y aquí radica la importancia de foliar o paginar las hojas, esto facilita ubicar nuevamente el documento en el legajo al devolverlo.

Para lograr efectos de economía para la empresa para marcar el legajo, se puede diseñar un formato y pegarlo con “pegante seco” en la portada del legajo, esto dará como resultado que en tal caso se pueda reutilizar el legajo con solo retirar el formato, debido a que el pegastick no se adhiere con total fuerza.


3. CUIDADOS CON LAS CARPETAS

En el archivo la carpeta juega un importante papel como unidad de conservación y es importante que esta contenga un legajo para facilitar la búsqueda de la información...