Material

GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO

GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Y ARCHIVO
ÍNDICE
UNIDAD FORMATIVA 1: SISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ................................................... 3
UNIDAD FORMATIVA 2: UTILIZACIÓN DE LAS BASES DE DATOS RELACIONES EN EL SISTEMA DE GESTIÓN Y ALMACENAMIENTO DE DATOS ......................................................... 751

Foro de Formación y Ediciones S.L.U.

GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO

UNIDAD FORMATIVA 1
SISTEMAS DE ARCHIVO Y
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
OBJETIVOS
•

Aplicar las técnicas de archivo convencional e informático, utilizando los
sistemas de clasificación, codificación y almacenamiento apropiados a la
información y documentación que se gestiona.

•

Analizar procedimientos degestión documental tipo, determinando los
elementos intervinientes, garantizando la trazabilidad, vigencia y unicidad
de los mismos, utilizando sistemas de representación de flujos, a través
de aplicaciones informáticas de gestión documental.

•

Valorar, entre los sistemas de clasificación y ordenación de archivos, los
más apropiados para los distintos documentos de gestión, considerando
ventajas einconvenientes de los nuevos soportes electrónicos para la optimización de la información y documentación.

•

Detectar los procesos de circulación y tramitación de los documentos y
formulario, para cada procedimiento de gestión definido, teniendo en
cuenta los flujos de las actividades desarrolladas en las distintas unidades/departamentos (en paralelo, secuenciales, convergentes, u otras), asícomo los recursos materiales y personales necesarios para la completa
representación del mismo.

3

Foro de Formación y Ediciones S.L.U.

GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO

1.- EL ARCHIVO. Concepto y finalidad
CLASES DE ARCHIVOS
Llamamos archivo al conjunto de documentos acumulados en un proceso natural
por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Enmuchas ocasiones se pierden grandes cantidades de tiempo por no encontrar
algún tipo de documentación.
El archivo es la MEMORIA COLECTIVA de la empresa y, como tal, de suma importancia para su pervivencia y buen funcionamiento.
La información puede ser conseguida a través de diferentes medios: el papel, cintas magnéticas, discos duros, pendrives…
Es importante contar con un buen sistema deadministración de documentos
para poder almacenar y recuperar la información. Los documentos son un recurso, proveen información, y además son un activo organizacional, proveen documentación.
El archivo mantiene el buen control de los sistemas para así mantener la seguridad y la integridad de la información. La transferencia de material inactivo ayuda
a disminuir la cantidad de documentos en papel,disminuyendo los costos y logrando mayor productividad.
Un sistema de archivo debe cumplir tres funciones básicas:
•
•
•

Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos con los que
trabajamos.
Guardar de manera ordenada el material reunido.
Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.

Dependiendo de donde se guardan y localizan los documentos, podemos tener
diferentesclases de archivo.
Archivo centralizado
•
•
•
•

Archivo localizado en un único departamento
Economía en espacio, equipamiento y personal. Información accesible a
todo lo personal.
Responsabilidad definida y localizada, permitiendo un control en su utilización.
La centralización se puede realizar sólo con documentos definitivos.

Archivo descentralizado o departamental
•
•

Cada archivo tiene supropio archivo.
Permite mantener la confidencialidad de los documentos (puede ser conveniente que otro departamento no tenga acceso a ellos)
5

Foro de Formación y Ediciones S.L.U.

GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO

•
•

Rapidez en el acceso a documentos de uso inmediato.
Todo el personal del departamento tiene acceso al archivo, aunque deba
existir una persona con responsabilidad...