Materiales

ENTRADA DE MATERIALES

El proceso de carga del material en el repositorio dependerá en gran medida del software elegido, y en todo caso deberá estar adaptado a la estructura organizacional y administrativa de la institución.

Seguidamente se ofrecen, a modo de guía, algunos puntos relativos al proceso de carga que deberán quedar definidos ya en la fase de proyecto.


3.1. Establecimientode la Política del repositorio

Debe ser pública para toda la comunidad universitaria y ser especialmente difundida entre los posibles autores del repositorio.

Recogerá todos los compromisos a asumir tanto por parte de la institución como de los autores. Convendrá buscar un equilibrio entre lo deseable y lo posible a fin de poder garantizar la sostenibilidad de su mantenimiento. Los temasrecogidos deberán ser al menos estos:
- Cuáles son los posibles autores
- Qué incentivos se van a dar a los autores
- Qué control de calidad se va a aplicar
- Cuál es el compromiso de la institución respecto a preservación del material
- Cómo se garantiza la protección de derechos de propiedad intelectual
- Qué tipos de documentos van a conformar el repositorio. Lasdistintas posibilidades se detallan en el apartado ***
- Además de los autores qué otros agentes y unidades hay implicadas en la carga de los documentos

Seguidamente se analizarán cada uno de estos puntos.

En la fase de estudio la institución deberá tomar una importante decisión que condicionará todo el proceso. Deberá decantarse por el autoarchivo –el propio autor se encarga de cargar eldocumento- o dejar esta tarea en manos de la Biblioteca o de unidades administrativas, en este caso el autor entrega el archivo en formato digital, o el URL (Uniform Resource Locator) donde esté accesible, a la unidad correspondiente y ésta efectúa la carga.

A este respecto cabe recomendar la vía del autoarchivo siempre que sea viable, a fin de rebajar los costes de mantenimiento y garantizar lasostenibilidad económica del proyecto.

3.2. Quiénes son los autores

Los autores potenciales del repositorio son todos aquellos que generan el activo de la producción científica o docente financiada total o parcialmente por la universidad, cabe señalar al menos estos estamentos:

• Personal docente o investigador adscrito a la universidad que produce material docente o resultante deinvestigaciones
• Alumnos de Tercer Ciclo que leen sus tesis
• Alumnos de Segundo Ciclo que presentan sus proyectos y trabajos de investigación Fin de Carrera
• Instancias de la propia institución que aporta la documentación generada internamente del estilo de memorias o estudios específicos
• En caso de recoger revistas editadas por la institución el repositorio dará cabida alos autores externos que publiquen en ellas
Cada institución deberá concretar cuáles de estos autores potenciales lo son de hecho en su caso, en función de los documentos que decida incluir en el repositorio.

La Política del repositorio deberá establecer qué ocurre con sus publicaciones cuando un miembro la comunidad causa baja en la institución.

3.3. Incentivos a los autoresInnegablemente, es un hecho que el autoarchivo supone un esfuerzo para los investigadores, los Órganos de Gobierno universitarios deberán buscar un sistema de incentivos que demuestren a la comunidad universitaria la clara apuesta institucional por el repositorio. Habitualmente estos incentivos son de tipo económico y van ligados al crecimiento de la masa documental.

La universidad deberá buscar larentabilidad del repositorio en las aportaciones indirectas que este sistema emergente de publicación suponen para toda la comunidad científica mundial.

3.4. Control de la calidad

Garantizar la calidad de los contenidos del repositorio es fundamental para ganar la voluntad de los autores y para lograr la visibilidad institucional exterior pretendida. Para ello los documentos deberán ser sometidos...