matriz de asignacion

1.5 Matriz de asignación de responsabilidades

Asignación de Responsabilidades en un proyecto
En un proyecto grande, puede haber muchas personas con cierto rol en la creación y aprobación de los productos del proyecto.  Esto a veces es bastante sencillo, por ejemplo, una persona que escribe un documento y una persona que lo aprueba.  En otros casos, puede haber muchas personas involucradasen la creación, y otras a diferentes niveles necesarias para la aprobación, mas aun con diferentes niveles de autorización.  Para los casos complicados que involucran a muchas personas, es altamente conveniente tener una  Matriz de Responsabilidad con relación a los productos.  Esto ayuda a asentar las expectativas, y en asegurar que las personas saben y entienden lo qué se espera de ellas.  Porejemplo, ¿Aprueban los miembros del Comité de Dirección el documento de los requerimientos del negocio?  La Matriz de Responsabilidad puede aclarar casi todas las interrogantes sobre este tipo de inquietudes.

La matriz de responsabilidades 
En la matriz, las diferentes personas, roles u organizaciones, aparecen como columnas, con los productos enumerados en las filas. Entonces, utilice lospuntos de intersección para describir la responsabilidad de cada persona en cada uno de los productos.
A continuación se presenta una matriz sencilla, seguido por categorías de responsabilidad sugeridas.
 
Patrocinante del Proyecto
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Equipo de Trabajo
Comité de Dirección
Definición del Proyecto
A
A
C
R
A
Plan de Comunicación
A
R
C
R
ARequerimientos del Negocio
A
R
R
C
A
Reportes sobre el Avance del Proyecto
R
R
C
R
R

En la tabla anterior, la Definición del Proyecto es creada por el Gerente del Proyecto,  es aprobada por el Patrocinador del Proyecto, por el Gerente Funcional y por el Comité de Dirección, y revisado por el Equipo de Trabajo.  Los requerimientos  del negocio son creados por el Equipo de Trabajo, revisados por elGerente del Proyecto y el Gerente Funcional, y aprobados por el Patrocinador de Proyecto y el Comité de Dirección.  .
El propósito de la Matriz de Responsabilidad es proporcionar claridad e indicar los acuerdos sobre quién hace que, así se puede definir las columnas con tanto detalle como haga falta.  Por ejemplo, en el ejemplo anterior, el Equipo de Trabajo del Proyecto habría podido serfraccionado en cada uno de sus miembros, con los nombres específicos, o la persona responsable de crear los requerimientos del negocio habría podido ser indicada en una columna separada. Después de que terminada la matriz, ésta debe ser circulada para la su aprobación.  Si se hace en el proceso de la planificación, puede ser incluirse en la Definición del Proyecto.  Si se crea como parte de la fase delanálisis inicial, debe ser circulado como documento separado. La capacidad de generar claridad es vital para que la matriz sea eficaz y 3exitosa, por lo tanto se recomienda indicar las columnas, las filas y lasa acciones con la mayor claridad posible con el fin de evitar duplicaciones e interpretaciones inadecuadas. Debe reflejar cuales son las expectativas y las responsabilidades de laspersonas, organizaciones o entes involucrados, evitar en lo posible toda ambigüedad..  Por ejemplo, si el Patrocinador delegó la aprobación de los Requerimientos del Negocio a un subordinado, ese hecho debe ser representado en la matriz para que todos la vean y la aprueben.  En cambio, si el patrocinador conviene que él aprobará los Requerimientos del Negocio, entonces, de hecho, se requiere suaprobación, y no la de un subordinado a quien no le fue delegada esa responsabilidad. A continuación se presentan algunos ejemplos de códigos de responsabilidad, sin embargo, cada proyecto puede definir sus códigos particulares, siempre y cuando se explique su significado,  de modo que cada persona sepa que se espera  de ella.
A – Aprueba, por ejemplo el producto entregable
R – Revisa, cualquier...