Matriz de control


ANEXO No. 3

MATRIZ DE MEDIDAS DE CONTROL Y ACCIONES DE MEJORA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Dependencia: Supervisión Centros Educativos Circuito
Elaborado por: Equipo Regional de Sistema de Control Interno
Adaptado por:
Fecha:

Proceso o procedimiento
Medida de Control
Acción de mejora
Responsable
Fecha
inicio
Fecha de fin.

I Protección y conservacióndel patrimonio
Natural: flora, fauna, agua entre otros.
Cultural: tradiciones, costumbres, bailes, comidas.
Histórico: monumentos, arquitectura, edificaciones entre otros.




Control de inventario
1. Aplicación de formulario de salida y entrada de material y equipo.
Actualización periódica según ingreso y egreso de activos.
Jefe inmediato o a quien él designe
Febrero
Diciembre

2.Aplicación de boleta de uso de equipo.
Estandarización de la boleta para uso de equipo.
Jefe inmediato o a quien él designe.
Febrero
Diciembre

3. Control del uso de recursos tecnológicos (Internet) y realización de auditorías a las computadoras.

Realización de auditorías a las computadoras (virus, pornografía, uso comercial personal).
Jefe inmediato o a quien él designe.
FebreroDiciembre

4. Reporte a la autoridad competente de la pérdida, robo, deterioro o inactividad de los bienes inventariados.
Divulgación a las instituciones de esta medida de control.
Definición del procedimiento para que los responsables de las dependencias realicen los reportes.
Jefe inmediato o a quien él designe.
Enero
Diciembre
Control de Recurso Humano
1. Registro de asistencia depersonal. (Registro de asistencia: Libro de Control, Recepción).
Resumen semanal de cumplimiento de deberes.
Jefe inmediato o a quien él designe.
Febrero
Diciembre

2. Sistema de consecutivo de incapacidades.
Estandarización del uso del sistema.
Jefe inmediato o a quien él designe
Febrero
Diciembre

3. Registro de vacaciones.
Establecimiento de instrumento para el control de lasvacaciones
Jefe inmediato o a quien él designe
Febrero
Diciembre
Control de Reuniones
1. Libro de actas de reuniones con Directores de Centros Educativos.
Estandarización del acta de apertura.
Divulgación de la estrategia de elaboración de agendas y actas.
Jefe inmediato o a quien él designe
Febrero
Diciembre

2. Libro de actas de comités circuitales y eventos
Estandarización del acta deapertura.
Elaboración y divulgación de la estrategia de elaboración y consignación de agendas y actas.
Jefe inmediato o a quien él designe
Febrero
Diciembre

II Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información




Correspondencia
1. Cumplimiento de emisión de documentos (ingreso correspondencia).
Realización del respaldo electrónico de la información.
Jefe inmediato o a quienél designe.
Febrero
Diciembre

2. Aplicación de la nomenclatura de emisión de documentos (oficios).
1. Divulgación del empleo de la nomenclatura de emisión de documentos.
2. Seguimiento fiel a la numeración.
Jefe inmediato o a quien él designe.
Febrero
Diciembre
Control de información
Base de datos de Rendimiento Académico, Matrícula, Deserción, Infraestructura, Equipo y Mobiliario.1. Actualización de la base de datos.
2. Uso de la información para justitificar la planificación educativa y toma de decisiones.
Jefe inmediato o a quien él designe.
Febrero
Diciembre
Control de Documentos
Registro de documentación enviada y recibida.
1. Definición de la estrategia para control de correspondencia enviada y recibida en forma electrónica.
Jefe inmediato o a quien él designe.Febrero
Diciembre

III Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones




Manual de Procedimientos
Manual de Procedimientos Internos.
1. No aplica porque no ha sido confeccionada.
2. Elaboración o ajuste del Manual.
Jefe inmediato o a quien él designe.
Febrero
Diciembre
Expedientes

Normas de los expedientes del personal a cargo.
1. Estandarización de los criterios...