matriz urgente importante

La Matriz Urgente/Importante
Utilizar el tiempo de manera efectiva, no sólo eficiente.


Es urgente, pero es realmente importante?
© iStockphoto
A todos nos ha ocurrido: el proyecto debe ser presentado en la reunión de hoy y estamos solo a ¾ de avance. Estamos ansiosos, no nos podemos concentrar, todo nos distrae, y finalmente, explotamos. Los estresores relacionados al tiempo son lasfuentes de presión y estrés más perjudiciales en el trabajo y ocurren como resultado de tener demasiado que hacer en muy poco tiempo.
Con este tipo de presión tan común, la gestión efectiva del tiempo es una necesidad absoluta. Para organizar su tiempo usted probablemente utiliza un planeador del día y una lista de cosas por hacer. Por cierto, estas herramientas son útiles, pero no lo ayudannecesariamente a desglosar uno de los elementos más esenciales de la buena gestión del tiempo: distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente.
Un buen uso del tiempo significa ser efectivo a la vez que eficiente. Gestionar el tiempo efectivamente, y conseguir las cosas que quiere conseguir, significa dedicar su tiempo en cosas que son importantes y no sólo urgentes. Para hacerlo, y paraminimizar el estrés de tener demasiados plazos por vencer, necesita entender esta distinción:
Las actividades Importantes tienen un resultado que conduce a la consecución de sus propios logros.
Las actividades urgentes demandan atención inmediata, y a menudo están asociadas con la consecución de los logros de otro.
A menudo, nos concentramos en las actividades urgentes. Son las “ruedas chillonas queusan la grasa”. Demandan atención porque las consecuencias de no atenderlas son inmediatas.
La Matriz Urgente / Importante es una herramienta útil para pensar en esto.
La idea de medir y combinar estos dos elementos en competencia en una matriz ha sido atribuida al presidente Eisenhower y al Dr Stephen Covey. Eisenhower dijo: “Lo importante rara vez es urgente y lo urgente rara vez esimportante”. Se atribuye a este tan mencionado “Principio Eisenhower” la forma cómo él organizaba sus tareas. Como resultado, la matriz se llama a veces La Matriz Eisenhower.
Covey popularizó la idea y la llamó “Matriz Urgente / Importante”, en su clásico libro de 1994 “Los 7 Hábitos de las Personas  Altamente Efectivas”.
Cómo usar la herramienta:
La Matriz Urgente / Importante es una manera poderosa depensar acerca de las prioridades. Usarla nos ayuda a superar la tendencia natural a enfocarse en las actividades urgentes, de manera que se logre limpiar el camino a enfocarse en lo que es realmente importante. Es la manera de moverse de “apagar incendios” a una posición en la que uno puede hacer crecer su negocio y su carrera.
Así funciona:
La matriz puede ser dibujada como se muestra en lafigura, con las dimensiones de Importancia y Urgencia-
Los pasos que se muestran a continuación lo ayudan a priorizar sus actividades:
1. El primer paso es listar las actividades y proyectos que siente que debe realizar. Intente incluir todo lo que le toma tiempo en el trabajo, sin considerar su importancia. (Si usted gestiona su tiempo con un Programa de Acción, ya lo tiene hecho.)
2. Acontinuación, asigne  un nivel de importancia a cada actividad, por ejemplo con una escala de 1 al 5. Recuerde, es una medida de lo importante que es la tarea en ayudarlo a conseguir sus propias metas y objetivos. Intente no preocuparse demasiado sobre la urgencia en esta etapa, en la medida que le permita entender su importancia real.
3. Una vez asignada la importancia a cada actividad, evalúe su urgencia.Mientras lo hace, puede colocar los ítems listados en la matriz, de acuerdo a la importancia y urgencia asignada.
4. Ahora estudie la matriz utilizando las estrategias descritas a continuación, para organizar sus prioridades.
Estrategias para los diferentes cuadrantes en la Matriz
Urgente e Importante
Hay dos tipos distintos de actividades urgentes e importantes. Alguns que no pudo...