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MANUAL DE MICROSOFT ACCESS 2003
Access forma parte de Microsoft Office System, por lo que los objetos de la interfaz básica (menús, barras de herramientas, cuadros de diálogo) le resultarán familiares si ha utilizado otros productos de Office u otros programas de Microsoft Windows. Sin embargo, Access tiene más facetas que la mayoría de estos programas, por lo que tal vez le parezca máscomplejo hasta que se familiarice con él.
En este libro encontrará instrucciones sencillas sobre cómo utilizar Access para crear bases de datos, y con su lectura pasará de no saber nada o muy poco sobre Access — o, en este caso, sobre bases de datos — a disponer de un grado de experiencia que le permitirá desarrollar programas de bases de datos para uso individual o colectivo.
En este artículo seexplica el concepto de base de datos, se proporciona una breve explicación sobre Access y se ofrece un recorrido por el programa. Para ilustrar las partes de la base de datos se utiliza una tienda de plantas y útiles de jardinería ficticia llamada The Garden Company. Este recorrido le proporcionará los conocimientos básicos que necesita para empezar a trabajar con Access y crear sus propias bases dedatos. Después de explorar la estructura de la base de datos GardenCo, examinará algunos de los objetos utilizados para almacenar y manipular los datos que ésta contiene. Por último, aprenderá a obtener una vista previa de los distintos objetos de Access y a imprimirlos.
Introducción a las bases de datos
En su forma más básica, una base de datos es el equivalente informático de una lista de datosorganizados. Normalmente, esta información tiene un tema o una finalidad común, como la lista de empleados que se muestra a continuación:



ID
Apellido
Nombre
Puesto
Fecha de contratación
1
Barrera
Enrique
Representante de ventas
1 de mayo de 1992
2
Rivera
Agustina
Vicepresidenta de ventas
14 de agosto de 1992
3
Alzaga
Diego
Representante de ventas
1 de abril de 1992
4Ceballos
Delia
Representante de ventas
3 de mayo de 1993

Esta lista está organizada en una tabla de columnas y filas. Cada columna (o campo) contiene un tipo determinado de información sobre un empleado: nombre, apellido, fecha de contratación, etc. Cada fila (o registro) contiene información sobre un empleado diferente.
Si una base de datos no hiciera otra cosa que almacenar información enuna tabla, tendría la misma utilidad que una lista impresa. Pero puesto que la base de datos almacena información en formato electrónico, puede manipular la información de maneras muy eficaces para ampliar su utilidad.
Por ejemplo, es probable que tenga a mano una guía telefónica de su ciudad. Si desea localizar a una persona o una empresa de su ciudad, podrá hacerlo, ya que la información de laguía telefónica está organizada de un modo comprensible. Si desea ponerse en contacto con alguna persona que se encuentra un poco más lejos, puede acudir a la biblioteca pública y utilizar su colección de guías telefónicas, que probablemente incluirá una para cada una de las ciudades más grandes de su país. Sin embargo, si desea encontrar los números de teléfono de todas las personas de su país quetienen sus mismos apellidos, o si desea obtener el número de teléfono del vecino de su abuela, estas guías telefónicas no le servirán de mucho, ya que no están organizadas de forma que permitan encontrar fácilmente esa información.
Cuando la información publicada en una guía telefónica se almacena en una base de datos, ocupa menos espacio, cuesta menos reproducirla y distribuirla y, si la basede datos está correctamente diseñada, la información puede recuperarse de muchas formas. El poder real de una base de datos no estriba en su capacidad de almacenar información, sino en la capacidad del usuario de recuperar rápidamente la información exacta que necesita.
Características especiales de Access
Los programas de base de datos simples, como el componente de base de datos de Microsoft...