MECANICO

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AUSAPE Nº 15 Julio 2010

DCL Consultores y Open Text

Visión única de la información
en Colbún
Esta compañía eléctrica de Chile
necesitaba una plataforma
única desde la que acceder a su
información corporativa, operativa,
así como técnica. DCL Consultores
proporcionó e implementó la
solución centralizada, basada en
SAP ECM by OpenText.
[ Alejandro Stromer, Director RegionalDCL Consultores España ]

C

olbún es una empresa de generación eléctrica de capitales chilenos.
Tiene una capacidad total instalada de 2.615 MW (1.268 MW
de origen hidráulico y 1.347 MW de origen
térmico). Opera en el Sistema Interconectado
Central chileno, donde representa cerca del
25% del mercado, siendo la segunda empresa
más grande. Posee 21 centrales eléctricas, distribuidas en laszonas centro y sur de Chile.
Colbún dispone de clientes regulados, como
algunas distribuidoras de electricidad; así como
otros libres, por ejemplo grandes empresas
mineras e industriales.

La situación inicial
La situación que condujo a Colbún a implantar un sistema de Gestión Documental basado
en SAP Extended ECM (Enterprise Content
Management) by OpenText fue la misma
que actualmenteviven muchas empresas del
planeta: la gran acumulación de información
estructurada y no estructurada que se encuentra desligada de los procesos de negocio y por
tanto no aporta el valor que debiera, ni permite obtener una visión general del negocio.
Colbún disponía de unos 250.000 archivos en su sistema Meridian, equivalente a

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unos 440 GB, en la parte deinformación
estructurada. A esto había que añadirle otros
240.000 archivos del sistema de ficheros en
la parte no estructurada. Además estaba el
contenido estático de la intranet. Esto totalizaba casi medio millón de archivos y unos
740 GB.

El objetivo
Ante esta situación, Colbún decidió gestionar su conocimiento corporativo con la clara
meta de compartirlo, capturarlo y preservarlo. Lasmetas principales que se plantearon
fueron las siguientes:
‒ Digitalización corporativa de documentos.
‒ Gestión eficiente de los contenidos y
documentos de la compañía.
‒ Optimización de los flujos de procesos
El proyecto de DCL Consultores para Colbún se divide en 4 fases, de las que la primera ha concluido con éxito.
documentales.
‒ Garantizar disponibilidad y reserva de los
contratos ydemás documentos.
El proyecto en cifras
‒ Reducción de los gastos en fungibles y
materiales de impresión.
ecursos dedicados tanto por parte de la empresa que necesita el proyec‒ Resolver integralmente el ciclo de vida
to, como por parte de la consultoría que los realiza. DCL Consultores many acceso a información de interés corpotuvo el número de personas en el nivel justo para conseguir laóptima
rativo
eficiencia del equipo.
El objetivo final era poder contar con una
única plataforma integrada para la gestión
Inversión inicial
450.000 USD
documental que unificara la gestión de proLicencias Open Text
310.000 USD
yectos, así como toda la documentación corServicios Profesionales
140.000 USD
porativa. Para culminar esta tarea con éxito,
Colbún eligió a DCL Consultores que,tras un
Personal implicado
8 personas
análisis conjunto se planteó un proyecto en 4
Personal de Colbún
3 personas
fases. La primera de ellas, de integración de
(más 16 responsables de departamento)
todas las herramientas corporativas, ha finaliDCL Consultores
1 Argentina
zado con éxito y el próximo paso, que culmina
2 Chile
en Diciembre, se dedicará a todos los aspectos
2 España
de laadministración. Durante el próximo año
Duración de la Fase I
6 meses
se pondrá en marcha la fase 3, que consta de
la optimización de los procesos corporativos
y, finalmente, en 2012 se realizará la mejora
digitalización corporativa de documentos, opti- del ERP SAP respecto a la gestión de ubicaciocontinua de los procesos de gestión, Record
mizar los procesos documentales, garantizar
nes...