Mecanismo de Control

 EL MECANISMO DE CONTROL

El mecanismo de control se propone permitir el seguimiento de la ejecución del proyecto integral y la introducción de las correcciones que resultarán de la experiencia adquirida a lo largo del mismo. El mecanismo de control comprende:
- Control Físico
- Control Financiero
- Control Tiempo-Costo ó Meta-Costo
- Control Institucional
- Evaluación de ObjetivosPlanteamiento del Problema.- se trata de diseñar un sistema que permita no solo el control efectivo del avance del proyecto en forma física, sino también un control del avance financiero y, conocer a cada momento la relación tiempo/costo ó meta/costo. Existen restricciones que dificultan la implantación de un sistema perfecto de control y son:

a) Personal.- no se dispone de personalentrenado lo cual no permite un mayor grado de sofisticación en el sistema que se diseña.
b) Instalaciones.- no siempre son las adecuadas o exclusivas para el procesamiento de datos.
c) Tiempo.- en general se dispone de muy poco tiempo para programar las fases de un proyecto así como implementar un control.
d) Costo.- el costo del control es un factor limitante en lo que se refiere al sistema que seva a diseñar. El costo tiende a bajar en proyectos grandes y con el uso de programas más eficaces.

El Control Físico.- utiliza como instrumento básico la técnica de redes. Para emplear la red de flechas, hay que tener cuidados especiales para no introducir errores en el sistema. Se debe tener en cuenta lo siguiente:

a) Las tareas ó actividades deberán representar acciones que no tenganninguna posibilidad de ser interrumpidas por otras, aún cuando estas sean parte del mismo proyecto.
b) Es necesario que a las actividades se les pueda asignar un costo, de modo que al sumar los costos de todas ellas, se llegue al costo total del Proyecto ó subproyecto.
c) Todas las operaciones estarán codificadas de modo que se identifique claramente a que parte del proyecto pertenecen.
d)Todos los tiempos deberán ser expresados en una unidad previamente convenida que puede ser día, semana ó quincena (no es conveniente el mes porque no es una unidad exacta).

Una vez integrada la red de flechas se obtendrá un diagrama de Gantt o cronograma que contendrá, además de las duraciones de las actividades, las holguras correspondientes a cada una de ellas.
Posteriormente, y haciendo uso delas dos herramientas preparadas se procede al control de la ejecución del Proyecto, usando los siguientes instrumentos:

a) Listado de Actividades.- que contiene, en orden numérico a partir del código, las actividades que componen el proyecto.
b) Fichas de Tareas.- que permiten la identificación y valoración completa de cada actividad así como las fechas de ejecución de las mismas.
c)Programación de Actividades.- el coordinador del Proyecto enviará a todos los organismos responsables de la ejecución de los subproyectos una hoja mensual con la indicación de las actividades que deben empezar en el intervalo de tiempo establecido. Esta programación de actividades contiene los siguientes datos:
- Número de Actividad
- Descripción
- Tiempo estimado de Duración
- Fecha de Inicio- Holgura
d) Informaciones de Control.- conjuntamente con la hoja de programación de actividades, el coordinador del proyecto enviará a todos los organismos ejecutores otra hoja denominada "Información de Control". Esta contiene todas las actividades que se deben terminar en el período y con los siguientes datos:
- Nro. de Actividad
- Descripción
- Fecha real de inicio
- Fecha real detérmino
e) Recolección de datos.- los datos destinados a llenar la programación de actividades y las informaciones de control son más fácilmente obtenidos del diagrama de Gantt.
f) Actualización de los diagramas.- las redes PERT deberán ser actualizadas cada cierto tiempo. Sin esta revisión periódica la red pierde su valor.
g) Indices porcentuales.- se utilizan para indicar el grado de avance,...