Medición De Archivos
Páginas: 5 (1037 palabras)
Publicado: 15 de abril de 2012
Medición de archivos
Metrología es la ciencia que tiene por objeto el estudio de los sistemas de pesas y medidas. Atendiendo este propósito ha regulado lo correspondiente a volumen, longitud, masa, área, temperatura, fuerza, energía, velocidad, aceleración, potencia, etc. En el caso de los archivos que tiene características especiales, existían solo algunas referencias aisladas por parte dedocumentalistas que referían a la posibilidad de tomar la longitud, el área ocupada o el volumen de los papeles, sin que la ciencia en mención hubiese hecho aporte significativo.
La importancia de un archivo se mide principalmente por el valor de la información que contiene: sea histórica, científica, cultural, administrativa, legal, etc.; sin embargo este parámetro es
subjetivo, por lo que sehace necesario acudir a otros de tipo cuantitativo.
Los aspectos cuantitativos a diferencia de los cualitativos, son fácilmente medibles, siempre y cuando se establezcan claramente los parámetros y metodología para hacerlo, que es el objetivo de la Norma Técnica de Medición de Archivos NTC 5029.
Conocer el tamaño de un archivo sirve para:
a) Planificar tareas archivísticas como organización,selección, clasificación, restauración, microfilmación, digitalización, descripción, etc.
b) Diseñar espacios físicos para archivos teniendo en cuenta el crecimiento, peso y volumen documental.
c) Presentar informes.
d) Transferir documentación.
La norma ha sido elaborada previendo tres posibilidades de medición y orientada únicamente a documentación que se encuentra en soporte papel. Lametodología seguida fue la medición física de diferentes archivos y promediar los resultados.
La Norma Técnica de medición de archivos se puede aplicar a todo archivo que contenga documentación con soporte en papel y preferiblemente con formatos carta y/o oficio.
Es importante tener en cuenta que de acuerdo a los resultados obtenidos en las pruebas de campo de la Norma, la medición puede variar enun 10% por encima o por debajo con respecto a la cifra real.
Contempla las mediciones: por folios, en metros lineales y en metros cúbicos; establece equivalencias entre las formas de medición y otros parámetros como metros cuadrados y peso.
La primera y más evidente forma de medir el tamaño de un archivo es conocer la cantidad de folios que lo conforman, sin embargo cuando el volumen es grandees dispendioso contar uno a uno cada papel, por ello es necesario acudir a otros métodos con los que se puede relacionar. En algunos casos se utiliza la palabra; documento; pero no es aconsejable debido a que puede presentar confusión cuando esta palabra se usa para significar expediente.
El segundo sistema de medición es por metros lineales en el cual se toma la medida con la documentaciónpuesta de canto o filo, universalmente es la más aceptada dada su precisión y facilidad para obtenerla siempre y cuando el archivo esté dispuesto en estantería; por lo general esta viene fabricada de tal manera que cada bandeja corresponde a un metro lineal de documentos.
La cantidad folios, documentos u hojas que contiene cada metro lineal varía de acuerdo con el calibre o gramaje del papel, noes lo mismo un metro lineal de documentos en papel de 75 gramos que otro con papel de 60 gramos ya que habrá mayor cantidad de folios en el segundo dado que estos ocupan menos espacio. En la Norma se relacionan algunos de los más comunes gramajes de papel, con la cantidad promedio de folios por metro.
En el caso de que el archivo a medir posea condiciones especiales, por ejemplo documentos dediferentes calibres y revueltos, es preferible realizar un conteo para un metro lineal y así
establecer el promedio de manera más aproximada que la que se encuentra en la norma.
Otro elemento que incide sobre la cantidad de folios es el tipo de unidad de conservación en que está almacenada la documentación: AZ, cajas de archivo, legajos o tomos empastados, carpetas, etc. , ya que algunas de...
Metrología es la ciencia que tiene por objeto el estudio de los sistemas de pesas y medidas. Atendiendo este propósito ha regulado lo correspondiente a volumen, longitud, masa, área, temperatura, fuerza, energía, velocidad, aceleración, potencia, etc. En el caso de los archivos que tiene características especiales, existían solo algunas referencias aisladas por parte dedocumentalistas que referían a la posibilidad de tomar la longitud, el área ocupada o el volumen de los papeles, sin que la ciencia en mención hubiese hecho aporte significativo.
La importancia de un archivo se mide principalmente por el valor de la información que contiene: sea histórica, científica, cultural, administrativa, legal, etc.; sin embargo este parámetro es
subjetivo, por lo que sehace necesario acudir a otros de tipo cuantitativo.
Los aspectos cuantitativos a diferencia de los cualitativos, son fácilmente medibles, siempre y cuando se establezcan claramente los parámetros y metodología para hacerlo, que es el objetivo de la Norma Técnica de Medición de Archivos NTC 5029.
Conocer el tamaño de un archivo sirve para:
a) Planificar tareas archivísticas como organización,selección, clasificación, restauración, microfilmación, digitalización, descripción, etc.
b) Diseñar espacios físicos para archivos teniendo en cuenta el crecimiento, peso y volumen documental.
c) Presentar informes.
d) Transferir documentación.
La norma ha sido elaborada previendo tres posibilidades de medición y orientada únicamente a documentación que se encuentra en soporte papel. Lametodología seguida fue la medición física de diferentes archivos y promediar los resultados.
La Norma Técnica de medición de archivos se puede aplicar a todo archivo que contenga documentación con soporte en papel y preferiblemente con formatos carta y/o oficio.
Es importante tener en cuenta que de acuerdo a los resultados obtenidos en las pruebas de campo de la Norma, la medición puede variar enun 10% por encima o por debajo con respecto a la cifra real.
Contempla las mediciones: por folios, en metros lineales y en metros cúbicos; establece equivalencias entre las formas de medición y otros parámetros como metros cuadrados y peso.
La primera y más evidente forma de medir el tamaño de un archivo es conocer la cantidad de folios que lo conforman, sin embargo cuando el volumen es grandees dispendioso contar uno a uno cada papel, por ello es necesario acudir a otros métodos con los que se puede relacionar. En algunos casos se utiliza la palabra; documento; pero no es aconsejable debido a que puede presentar confusión cuando esta palabra se usa para significar expediente.
El segundo sistema de medición es por metros lineales en el cual se toma la medida con la documentaciónpuesta de canto o filo, universalmente es la más aceptada dada su precisión y facilidad para obtenerla siempre y cuando el archivo esté dispuesto en estantería; por lo general esta viene fabricada de tal manera que cada bandeja corresponde a un metro lineal de documentos.
La cantidad folios, documentos u hojas que contiene cada metro lineal varía de acuerdo con el calibre o gramaje del papel, noes lo mismo un metro lineal de documentos en papel de 75 gramos que otro con papel de 60 gramos ya que habrá mayor cantidad de folios en el segundo dado que estos ocupan menos espacio. En la Norma se relacionan algunos de los más comunes gramajes de papel, con la cantidad promedio de folios por metro.
En el caso de que el archivo a medir posea condiciones especiales, por ejemplo documentos dediferentes calibres y revueltos, es preferible realizar un conteo para un metro lineal y así
establecer el promedio de manera más aproximada que la que se encuentra en la norma.
Otro elemento que incide sobre la cantidad de folios es el tipo de unidad de conservación en que está almacenada la documentación: AZ, cajas de archivo, legajos o tomos empastados, carpetas, etc. , ya que algunas de...
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