medidas de control interno

MEDIDAS DE CONTROL INTERNO
PARTICULARES:
FONDO DE CAJA CHICA:

Designar responsable del Fondo de caja, quien deberá ser independiente de quien controle la caja general.
Se establecerá un fondo de caja chica, hasta la cantidad de $ 50,000.
Asignar, mediante cheque, cierta cantidad al responsable de la caja chica, la cual deberá ser comprobada en forma periódica.
El fondo estará acargo de un solo custodio quien será responsable de efectuar reembolsos bimestrales e imprevistos para evitar desfalcos.
Se efectuarán arqueos de los fondos de caja chica.
Establecer cortes de caja cada bimestre.
Los pagos que sobrepasen el monto establecido, deberán hacerse siempre con cheque nominativo.
Las reposiciones de los fondos fijos de caja chica se tendrán que autorizar por elfuncionario correspondiente.
Sustentar todos los pagos efectuados con el fondo mediante un vale de caja chica.
Todos los comprobantes que hayan sido pagados deben ser autorizados por un funcionario.
Los comprobantes deben tener impresa la leyenda “recibido” por el beneficiario.
Los comprobantes que han sido pagados deben sellarse como “pagados” para evitar que vuelvan a utilizarse en otro período.Reponer el fondo como parte de los procedimientos normales de pagos en efectivo.

CAJA:

Se efectuaran arqueos de caja cada bimestre.
Se guardara el efectivo en cajas fuertes.
No deben cambiarse cheques de otras personas por el efectivo de la empresa.
División de funciones, ya que las personas que manejan efectivo, no deben tener acceso a los registros en donde se contabilizan estasoperaciones.
En cada operación de efectivo deben intervenir por lo menos 2 personas.
Se establecerá registros especiales para las distintas fuentes de ingreso.
Los ingresos se contabilizaran diariamente.
El dinero que entra cada día se debe transmitir intacto al banco lo más pronto que se pueda.
Se tendrá el dinero en efectivo en la empresa, el tiempo mínimo, pudiendo una vez presupuestado lasaplicaciones del efectivo, invertir adecuadamente el excedente.
Las salidas de efectivo se controlaran mediante recibos numerados consecutivamente.
La protección adecuada de los recibos y desembolsos es parte de la protección a los saldos en efectivo.

BANCOS:
El pago con cheque es un control importante sobre las salidas de efectivo.
El cheque constituye un registro del pago.
Para que elcheque sea valido debe estar firmado por una persona autorizada.
Antes de firmar el cheque se tiene que analizar los documentos que justifican el pago.
Aplicar controles sobre las entradas diarias de dinero y valores recibidos por correo a través de recibos numerados y relaciones de cobranza.
Depositar de manera íntegra e inmediata la cobranza con el fin de que esta permanezca el menor tiempoposible en poder de la persona que la maneja para evitar el uso incorrecto de los fondos.
Expedir cheques nominativos y nunca al portador, estableciendo límites para el manejo de efectivo con objeto de asegurar que todo pago que exceda dicho límite se controle y supervise en forma adecuada.
Delegar funciones que permitan una supervisión constante y automática de los aspectos de autorización,custodia y registro de sus movimientos y operaciones.
Se efectuaran conciliaciones bancarias mensuales para determinar el importe correcto de bancos.
Investigar y efectuar los ajustes de las partidas en conciliación por personas ajenas a las encargadas del manejo de efectivo.
Por ningún motivo se firmaran cheques en blanco.
Elaborar los cheques con papel especial y maquinas protectoras.
Sedeterminara el tiempo límite para que se cancele los cheques en circulación.
Los cheques cancelados estarán debidamente inutilizados mediante sellos.
Toda la documentación que haya sido liquidada se le pondrá el sello de pagado, para evitar nuevamente su pago.



CLIENTES

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Registrar contablemente la prestación de los servicios
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