Medidas para conservar acervo documental

Medidas para conservar el acervo

Lo primero sería implementar una campaña de concientización con las autoridades del lugar en donde se alberga el acervo.
Realizando reuniones y visitas al lugar donde se encuentra el fondo histórico para comentar a las autoridades jesuitas la necesidad de que el material cuente con un catálogo y el estado en que se encuentra.
Al tener la aprobación para elproyecto, los materiales, deberán clasificarse primero por el soporte apartando aquellos que sean de papel de trapo, verjurado o de alguna fibra natural de los hechos con papel de celulosa. Después se separarán los impresos de los manuscritos
Esta selección ayudará tanto a conocer los volúmenes como al control y a la correcta ordenación, ya que permite:
• Conocer en que está especializada lacolección y las características del material para su identificación y tratamiento.
• Aplicar la metodología correcta para la descripción / catalogación.
• Tener normas para su conservación y uso.
• Saber que recursos materiales para su preservación y difusión se necesitan.
• Planear sistemas para su control, difusión y preservación.
La ordenación
La ordenación del acervo tiene como finalidad suconservación y control. Por ello, una vez hecha la selección por el proceso de escritura (manuscrita e impresa) separando manuscritos de impresos. Inmediatamente se procederá a la organización partiendo del contenido, clasificando el material por:
1. Libros u obras monográficas
2. Obras hemerográficas
3. Pliegos sueltos
4. Estampas e imágenes
Después se ordenará, en cada clasificación, porformato o tamaño, luego por el año de su elaboración por los temas con base a su contenido y finalmente por autores o títulos. Cabe señalar que en el caso de las estampas e imágenes habrá una subdivisión entre las manuscritas e impresas y esta última por técnicas.
Registro
El Registro: El número correspondiente se consignará en el reverso de la portada.
Tejuelado: Los tejuelos serán del tamañojusto para contener los datos de la signatura. Los tejuelos no taparán el título o la numeración del volumen. En las encuadernaciones valiosas o que puedan sufrir deterioro no se debe pegar tejuelo. En cualquier caso, los datos de signatura se harán constar también en una etiqueta pegada al reverso de la primera hoja de guarda.
Foliación: Deben foliarse los manuscritos no foliados ni paginados,los impresos formados por hojas sueltas encuadernadas, y aquellos impresos en que la foliación sea imprescindible para el manejo del volumen. En el caso de varios impresos de poco volumen encuadernados juntos, éstos pueden recibir una numeración consecutiva en su primera página. Tanto esta numeración como la foliación se harán siempre a lápiz, y será realizado con el máximo cuidado por elbibliotecario responsable.
Sellado: Para marcar el volumen con el emblema de la biblioteca propietaria del mismo es aconsejable la utilización de un sello de caucho con tampón de tinta indeleble no grasa. El sello será de tamaño pequeño deberá entintar poco la hoja del libro. Es aconsejable sellar: la portada o su reverso; la última página de texto, y una página determinada en todos los libros.
Loslibros no deben golpearse nunca ni tratarse de forma violenta. Los volúmenes muy pesados o de formatos inusuales no deben apilarse y se procurará mantenerlos en posición horizontal.
Las hojas se pasarán con las manos secas y limpias; y para las piezas especiales será aconsejable el uso de guantes. En ningún caso se humedecerán los dedos para esta operación, ni se posarán sobre la escritura, grabadoso iluminaciones.
Los libros no se extraerán de los estantes tirando de la cabecera, ya que ocasionaría el deterioro de la encuadernación; se utilizarán dos dedos que apoyen sobre los cantos superiores y desplacen el libro hacía adelante, de modo que pueda ser asido por el lomo.
No debe escribirse sobre los libros, ni en las tapas, ni el interior del mismo. Solo en el caso que ya mencione al...