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Los archivos en la era digital


Por: Mari Carmen Marcos.
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1999/junio/los_archivos_en_la_era_digital.html


Resumen: Se presenta una visión general sobre las consecuencias de la introducción de los documentos electrónicos en los archivos. Se comentan las nuevas formas de trabajo que deben ser adoptadas en el archivo.

Palabras clave:Documento electrónico, Archivos, Gestión de documentos.

Title: Archives in the digital age

Abstract: An overall picture is presented of the consequences of introducing electronic documents in archives and records management systems, including the new work procedures that will need to be implemented.

Keywords: Electronic documents, Records, Archives, Document management.


Desdelos años 60 los rápidos avances en las tecnologías de la información han llegado a muchos ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este campo se comenzó a utilizar la informática para gestionar los grandes volúmenes de información que se generaban; después empezó a crecer el número de documentos creados directamente en los ordenadores y que se almacenaban en el mismo formato electrónicoen el que habían sido originados, dando lugar a documentos electrónicos de archivo.

Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que deben adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrónicos. El CIA (Consejo Internacional de Archivos) determina que las funciones del archivo son identificar, salvaguardar y preservar los documentos y asegurar que van a seraccesibles y comprensibles. Las actividades que se incluyen en la función del archivo comienzan en la primera etapa del ciclo de vida de los documentos y terminan al final de dicho ciclo, y han de tener presente el objetivo principal del archivo, que es asegurar la creación y la preservación del valor probatorio de las actividades o transacciones realizadas por los creadores de los documentos.Al tratarse de documentos electrónicos, la función del archivo va a ser sometida a ciertas modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, su valoración y selección, su preservación, su acceso y su uso.

No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que cada vez son más los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar porel formato papel.


¿Qué es un documento electrónico de archivo?

Siguiendo las indicaciones del Consejo Internacional de Archivos, definiremos documento sin más como: “información registrada, producida o recibida en el inicio, en el proceso o en la resolución de una actividad de una institución o de un particular, y que consta del contenido, del contexto y de la estructura suficiente paraproveer a la actividad de valor probatorio”. Hay que aclarar que el contexto se refiere a los diferentes aspectos que afectan al documento, por ejemplo quién firma, la relación que tiene con otros documentos (del mismo expediente o de otros), la función que ejerce...

Respecto al documento electrónico, la normativa australiana de gestión de documentos1 propone como definición la siguiente:“unidades estructuradas de información registrada, publicada o no publicada, y gestionada como unidades discretas en sistemas de información”. En esta definición se atiende a dos características:

Son unidades estructuradas de información registrada. Los documentos electrónicos tienen una estructura lógica de relaciones entre pequeños elementos de datos que comprenden el total del documento.

«Undocumento electrónico se convierte en documento de archivo cuando toma parte en una transacción de la organización»

Son gestionados como unidades individuales en sistemas de información. Un documento electrónico se distingue de otros documentos electrónicos (incluso de otras versiones de ese mismo documento) porque permite ser gestionado y usado como una unidad.

Ahora bien, ¿van a...