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Herramientas para el Análisis de Procesos

Diagrama de Flujo Diagrama de Pareto Diagrama Causa – Efecto Los 5 ¿Por Qué? Diagrama de Gantt Lluvia de Ideas

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Diagrama de Flujo
Definición Un diagrama de flujo es una representación pictórica de la secuencia actual de actividades y puntos de decisión en un proceso detrabajo. Usos • Entienda las actividades involucradas en un proceso. • Vea la sucesión de actividades y eventos. • Analice las relaciones entre las actividades. • Identifique las oportunidades de arreglar cuellos de botella, agregue pasos perdidos, y elimine trabajos innecesarios, por lo tanto reducirá el tiempo del ciclo. Procedimiento 1. Decida donde el proceso empieza y acaba. 2. Liste lasactividades principales, eventos, y el punto de decisión en el proceso. 3. Colóquelos en orden apropiado. Use flechas para mostrar dirección de flujo. j
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Diagrama de Flujo
4. Cree diagramas de flujo separados para clarificar actividades complejas. Nota: Use los símbolos siguientes para crear un diagrama de flujo:
Inicio / FinPara iniciar o finalizar procesos Acción / Actividad Para cualquier paso q ue involucre una acción Decisión / Aprobación Para identificar una toma de decisión u aprobación (Si/No) Proceso Para identificar que interviene otro proceso Documento Para identificar que interviene un documento o formulario Conector Para conectar proceso de diferentes hojas
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Diagrama de Flujo
Interpretación • Asegúrese que todas las actividades son necesarias y realicen la sucesión correcta. • Esté seguro que las actividades, y decisiones llevan lógicamente al desempeño deseado. • El nivel correcto de detalle proporciona una comprensión clara de cómo un proceso se realiza e identifica puntos de decisión importantes. Recomendaciones • Eldiagrama de flujo ayuda a: Visualizar mejoras Asegurar entendimiento mutuo de un proceso Dar énfasis al trabajo en equipo y efectividad del proceso • Los puntos de decisión son puntos normalmente buenos para coleccionar datos. l
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Diagrama de Flujo

Un diagrama de flujo debe incluir tanto detalle como sea importante parael grupo. • Comparta su diagrama de flujo con sus proveedores y clientes. • Las notas autoadhesivas (Post-it®) son útiles para reestructurar las sucesiones cuando usted desarrolla un diagrama. • Los problemas aparecen cuando: El diagrama de flujo no representa todas las partes del proceso. El diagrama de flujo es para algo que no es un proceso. Hay demasiado detalle en cada actividad para el niveldel proceso a trazándose. - Un cambio en el diagrama de flujo es introducido sin información de las personas involucradas.

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Diagrama de Flujo
Ejemplo: Proceso de Almacenamiento de Contratos

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Diagrama de Pareto
Definición Un diagrama dePareto es un gráfico de barras que organiza categorías de datos según la ocurrencia más común, costo más alto, riesgo más alto, etc. Usos Se utiliza en la fase de verificación del Ciclo de Mejoramientos de Procesos. Además sirve para determinar las causas más relevantes en la solución de problemas. Procedimiento 1. Seleccione el criterio por el cual el problema se evaluará (Ej., número deocurrencias, severidad, o dólares) o las categorías en las que los datos se ordenarán. 2. Recoja los datos. 3. Construya un diagrama con un eje Y (línea vertical que designa ocurrencias, severidad, o dólares) y eje X (línea
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Diagrama de Pareto
horizontal categorías de problema). 4. Etiquete el eje Y con el total combinado de...