Mejora De Procesos

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4. Mejora de procesos:
Luego de tener como parte del negocio una Gestión por Procesos es necesario llevar un seguimiento a los procesos existentes, ya sea para cambiarlos o para mejorarlos, la mejora de procesos es una necesidad que tienen las Organizaciones pararepasar y reajustar un proceso ya existente o para la creación de un nuevo proceso, si es necesario. La Mejora de Procesos se enfoca en la manera como se hacen las cosas actualmente, para esto se hace un seguimiento por medio de los indicadores y los documentos de cada proceso, luego de hacer un estudio a los indicadores se mira qué tan viable es diseñar el proceso para que sea más eficaz yeficiente o si es necesario crear un nuevo proceso o un nuevo procedimiento. 4.1. ¿Por qué Mejora de Procesos? La mayoría de las veces los procesos actuales de una Organización han sido los mismos por años y por esto mismo han llegado a ser anticuados, ya que como se sabe, el mundo de los negocio está cambiando (y más ahora que va tan de la mano de la Tecnología), por esto es necesario hacer unseguimiento constante a la manera como se realiza el trabajo en la Organización. Por otra parte, es necesario evaluar los procesos para ver si están cumpliendo con los objetivos que vienen derivados de la planeación estratégica de la Organización. Cabe señalar también que las expectativas de los clientes cambian, los competidores cada vez son más y más fuertes, y cada día es necesario reacondicionar lamanera de llevar los procesos, (o como lo llaman en Inglés “Las tres C: Customers take charge, Competition intensifies, Change becomes constant”) por todo esto es bueno realizar una Mejora en los Procesos.

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4.2. Metodologías para la Mejora de Procesos. En el Temade la Mejora de Procesos, se encuentran varias metodologías y varios modelos, muchas veces enfocados en Calidad. En este documento se hablará de una metodología muy interesante usada en muchas partes del mundo, entre ellas en el MIT por el Departamento de Recursos Humanos, Esta metodología se llama BPI (Business Process Improvement) o Mejora en los Procesos de Negocio; también se hablará del cicloPDCA (Plan-Do-Chek-Act) o más conocido como el ciclo PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) que fue diseñado por el Dr. Walter Shewhart en 1920, pero su gran difusión y uso se le atribuye al Dr. William E. Deming para el mejoramiento de la calidad del Japón a partir de los años 50.

4.2.1

BPI (Business Process Improvement)

Esta Metodología es trabajada por el doctor H. James Harringtondesde hace más o menos 15 años en su Instituto11, lo que él afirma es que “Todas las organizaciones, grandes y pequeñas, avanzadas y en crecimiento, públicas y privadas, de servicios y de producción, todas funcionan siguiendo un grupo de procesos que han definido. Estos procesos no se documentan a menudo y en muchas organizaciones no se les hace un seguimiento a los mismos. La verdad del asunto esque incluso cuando se documentan, el ambiente de los negocios cambia tan rápido, que los vuelve obsoletos en el plazo de dos o tres años. La mayoría de las organizaciones definen sus procedimientos de funcionamiento cuando son creadas, pero luego de eso no vuelven a mirarlos. La única manera de cambiar es cuando existen fallas y entonces hacen un remiendo rápido que les solucione el problema deinmediato. Todo esto hace que las empresas tengan:
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http://www.harrington-institute.com

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? Alto costo de burocratización ? Desperdicio de Tiempo ? Excesivas complicaciones innecesarias ? Una gran Subutilización”12

Según Harrington (1987), existen diez...