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MEJORAMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE TRÁMITE DE COMPRAS BASADO EN LA GESTIÓN POR PROCESOS EN UNA UNIVERSIDAD

IVAN ENRIQUE QUINTERO HOYOS
Ingeniero Industrial; Especialista en Ingeniería y Gestión de Calidad Universidad del Atlántico, Diplomados en Docencia Universitaria y Salud Ocupacional .Asesor Empresarial y Docente Universidad Libre Barranquilla. ivaneqh@yahoo.com

DANILO ENRIQUETORRES PIMIENTO
Ingeniero Industrial; Especialista en Ingeniería y Gestión de Calidad Universidad del Atlántico, Funcionario de Universidad del Atlántico y Asesor Empresarial Barranquilla. daentopi@yahoo.com

RESUMEN

La inclusión del concepto de “misión “ y “que hacer institucional” dentro de la actividad del día a día es trascendente porque hace reflexionar a los funcionarios sobre su rol enlas dependencias, sus clientes, y los procesos operacionales en la universidad. El proceso de compras se caracterizó con la herramienta de mapeo de proceso, SIPOC, y los diagramas analíticos de operaciones y diagramas de flujos matricial, estas herramientas permitieron visualizar en forma integral todo el proceso, con sus interrelaciones, clientes, subprocesos, entradas, salidas y requerimientos;y las otras detallaron aún más a niveles precisos el proceso para su posterior evaluación. Se identificaron causas posibles con los clientes involucrados en el proceso, a través de la lluvia de ideas y la entrevista, y el principal problema detectado fue “el excesivo tiempo del proceso”, estas causas fueron plasmadas en un diagrama de Ishikawa. Se evaluó el proceso con la utilización de lasherramientas de control de calidad y la gestión por procesos diagrama de espina de pescado, matriz causa y efecto, matriz FMEA, y el estudio de los tiempos y movimientos, lo anterior arrojó como resultado recomendaciones referentes a las entradas críticas y su control, las medidas o controles necesarios para garantizar su funcionamiento, el plan de control, un procedimiento mejorado, y el plan demejora.

Palabras claves: Gestión por procesos, gestión de calidad, cliente, proceso, actividad, bienes

The inclusion of the concept of "mission" and " institutional know-how " within the activity of the day to day it is important because it makes reflect to the civil employees on his roll in the operational offices, their clients, and processes in an university. The process of purchases wascharacterized with the tool of mapeo of process, SIPOC, and the analytical diagrams of operations and flow charts matrix, these tools allowed to visualize an integral form all the process, with its interrelations, suppliers, customer, processes, in puts, out puts and requirements; and the others detailed levels more precise the process for their later evaluation. Possible causes with the clientsinvolved in the process were identified, through the brainstorming and the interview, and the main detected problem was "the excessive time of the process", these causes were shaped in a diagram of Ishikawa. The process with the use of the tools of quality control and the management by processes was evaluated diagram of fish thorn, causes and effect matrix, matrix FMEA, and the study of the times andmovements, the previous thing threw like result referring recommendations to the entrances critics and their control, the measures or controls necessary to guarantee its operation, the plan of control, an improved procedure, and the plan of improvement.

Key words: Management by processes, management of quality, customer, process, activity, goods


INTRODUCCIÓN

El entorno dinámico en el quese mueven actualmente las organizaciones provoca grandes impactos sobre su capacidad para cumplir las metas, objetivos e indicadores de gestión. En el caso de las universidades, esto exige prestar atención a los procesos transversales de la organización, tales como: la planeación, el desarrollo del servicio, las entradas, y el cumplimiento del encargo social, entre otros.

La identificación y...