Mejoras De Procesos

“La mejora de un proceso…”

Son las 5:30 am, el camión listo para salir a entregar el producto pero hay un factor que hace que a las 6:30 am ese camión aún no haya podido salir de la planta de Coca Cola Femsa: los tripulantes de la ruta 125 del GAM no han llegado al trabajo a pesar que desde más una hora debían de haber estado en la empresa, los Jefes de Venta, Jefes de Recursos Humanos ypersonal de planta “corren” literalmente para encontrarle una salida al problema, son las 7:00 am y se descarta la llegada de los colaboradores (repartidor y ayudante) a cargo de la ruta 125.

La escena anterior era algo típico de todas las mañanas en la planta de Calle Blancos en Coca Cola Femsa e impactaba a muchas áreas de la empresa, el área de ventas, recursos humanos, despacho, liquidacioneseran de los departamentos que más resentían del ausentismo del personal de ventas, esta imagen por lo general tenía como resultado que un repartidor se fuera sin ayudante a la distribución o que fueran dos ayudantes y uno tomara el rol de repartidor - vendedor pero, ¿qué pasaba cuando faltaban las dos figuras de una misma ruta?...el atraso era mayor, maximizando las repercusiones en las demásáreas ya descritas.

Para sanar esto los Jefes de Ventas y Jefes de Recursos Humanos manejaban contactos de personas que trabajaban de manera tercerizada pero cuando se recurría a esta práctica el atraso era mínimo de 2 horas, se puede decir que es “una buena reacción” por el tiempo en el que se soluciona pero cuando se toma en cuenta que ese camión debe visitar un promedio de 72 clientes diarios yque se esperaba su regreso a las 4:00 pm el panorama deja de ser tan amigable, de la llegada de esa ruta depende el despacho y llenado de producto para el día siguiente, significa horas extra para las personas que se queden esperando la llegada de ese camión y el cálculo de comisiones, alcances, etc a nivel regional (CR – PTY – NI – GT) no se pueden iniciar para el resto de países hasta que seliquide la ultima ruta en “x” países ya que la interface que corre el cálculo de comisiones a nivel regional tiene la particularidad de que se hace de forma diaria y que no se ejecuta hasta que se haya liquidado el ultimo camión en todos los países y esto porque el cálculo de este rubro y otros temas relacionados a la Compensación Variable están centralizados y automatizados en Costa Rica, siendoeste el problema que afectaba directamente mi trabajo como encargado de la compensación variable.

Definiendo al recurso cuello de botella como aquel que se caracteriza porque su capacidad es menor que su demanda y teniendo claro que los cuellos de botella se pueden dar en los siguientes procesos:

 Tiempo (Tiempo de Producción).
 Mezcla (Tipos de producto, productos de estación)
 Carga(Cargas en producción o ventas)
 Ruta (Distribución de producto terminado)

Es claro que en la situación descrita en la introducción, el recurso cuello de botella lo representa el ausentismo del recurso humano, ese tipo de rotación demora una de las que eran mis tareas principales en esa empresa: el cálculo de comisiones a nivel centroamericano.

Al ser el ausentismo un cuello de botella tanvariable y difícil de predecir ya que no está sujeto a planificación como lo pueden ser las vacaciones o que permita tener un tiempo para reacción y así realizar modificaciones en la marcha del proceso como sucede con las incapacidades es que en su momento se procedió a tomar datos de las ausencias injustificadas, buscando con esto un patrón o constante del comportamiento y poder encontrar unamanera de trabajar con ese cuello de botella.

Los datos del siguiente grafico muestran lo variable del “ausentismo injustificado” y que lo que se puede ver como constante o dato que se pueda predecir es que en fechas de festividades o de vacaciones comunes este indicador se dispara lo que ya en la empresa se combatía pues en esas fechas ese factor unido al crecimiento en ventas hacia que ya se...