Mejores ofertas constituyen mejores compras

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MEJORES OFERTAS CONSTITUYEN MEJORES COMPRAS
Las buenas compras comienzan con buenas peticiones de cotización, las cuales, por consiguiente, son una pieza importante del ciclo básico de adquisición.
Cualquiera puede telefonear a un proveedor y decir: ¿Oye, Carlitos, dame un precio para 50000 placas metálicas surtidas!(Esto es lo que hace tan popular la compra por la puerta trasera. Escómoda.) por el contrario, un comprador inteligente reconoce que solicitar ofertas es una parte vital de su trabajo y de todo el proceso de compras. No es una labor para aficionados. Es precisamente cuando las solicitudes de cotización están a punto de salir cuando un comprador puede hacer una contribución importante de conocimiento de mercado, de perspicacia en los negocios y otras habilidadescomerciales.
La razón es que hay dos elementos importantes para manejar las peticiones de cotización: el “como y el quien”. El “cómo” afecta a los métodos para solicitar ofertas, y el “quién” se refiere a la elección en la lista de postores. Ambos son importantes y las dos son tareas para profesionales de compras.
Por lo que concierne al “cómo” tiene usted que recordar que una petición de cotización esuna forma muy especializada de comunicación. Su propósito es triple:
1.- Explicar bien lo que desea el comprador, de suerte que cada postor pueda cotizar con conocimiento de causa.
2.- Proporcionar al comprador todos los datos que necesita, después de analizar las cotizaciones devueltas, para colocar el pedido.
3.- Documentar la petición de ofertas y la razón para hacer la adjudicación.
Porsupuesto, hay muchas maneras de pedir cotizaciones. En compras bastantes sencillas, por debajo de la cifra en dólares que la compañía compradora desea establecer, el comprador puede desear comunicar por teléfono su solicitud de cotización a uno o más proveedores posibles. Esta técnica se utiliza con frecuencia cuando el interés fundamental del comprador radica en la disponibilidad de un articulo dealmacén de una fuente local. A menudo, si le dicen que el articulo està disponible para entrega inmediata, utilizará la misma llamada telefónica para dar al vendedor el visto bueno para embarque. O si desea comprobar precios por teléfono en varias fuentes locales, puede anotar sus cotizaciones verbales en la solicitud para fines de archivo.
En otras necesidades, en las que el comprador necesita unregistro más formal de cotizaciones, tiene varias opciones ante él. Para propuestas complicadas que implican muchas explicaciones, puede ser necesario escribir una carta detallada a cada postor. Esta podría ser una carta personal, o una carta modelo impresa, con espacios para ser llenados por el vendedor. En la mayoría de los casos, sin embargo, es probable que el comprador desee emplear una formade petición de cotizaciones. Incluso las empresas más pequeñas pueden comprar formas de petición de cotización de materiales en las papelerías locales y personalizarlas, estampando el nombre y dirección de la compañía compradora. Una ventaja enorme de esas formas es que de costumbre se fabrican con papeles carbón en tiras o plantillas. Esto permite mecanografiar varios nombres de postores duranteuna inserción del juego en la máquina de escribir y evita que cada postor sepa quiénes son sus competidores.
Otras compañías tienen formas de solicitud de cotización diseñadas sobre pedido, que son utilizadas en todas partes por todos los compradores. La figura 3, muestra la forma de petición de cotización utilizada por los sistemas de datos Xerox. Esta es una forma separable en siete piezas,que proporciona dos copias para cada una de tres postores, mas un ejemplar de trabajo, en el cual aparecen los nombres de todos los postores. (En las piezas interiores de este juego, cada postor solo ve su propio nombre. El encabezado de la forma incluye también la clave telefónica de la zona y los números locales de teléfono (siempre una unidad básica del diseño de formas en cualquier forma...