Mejores prácticas para el manejo de las lecciones aprendidas derivadas de los proyectos

RESUMEN
Con este trabajo, el autor busca revisar los conceptos básicos asociados a
un sistema de lecciones aprendidas y del área a la cual están referidas: la
gestión del conocimiento. Todo esto con el objetivo de identificar las mejores
prácticas para la recopilación y distribución de las lecciones aprendidas de
los proyectos en una empresa. Se estudiará cómo algunos autores entienden
laslecciones aprendidas, centrándose en la importancia que estas tienen,
sus ventajas y los riesgos en su implementación. Como ejemplo se presenta
un estudio realizado en la NASA sobre su metodología para el uso de
lecciones aprendidas, donde se observa que para que un sistema de este
estilo funcione es necesario romper las barreras culturales que representan
las principales trabas paraimplementar este tipo de procedimientos.
Palabras claves: lecciones aprendidas, gestión del conocimiento, mejores
prácticas
INTRODUCCIÓN
Las lecciones aprendidas son un elemento clave en la consecución de
uno de los objetivos más comunes en las empresas: ser cada día mejores en
sus índices de productividad y calidad. Por ello, las empresas deben buscar
la mejor forma de implementar un procedimientoen el cual estas
experiencias del pasado sean utilizadas, y se promueva la distribución de las
lecciones que se generen durante los proyectos.
Con este ensayo se busca comprender qué son las lecciones aprendidas
y precisar las ventajas de su uso y los riesgos asociados a su
implementación. Como caso de ejemplo se presenta el de la organización
NASA, y su sistema informático para leccionesaprendidas.
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LAS EMPRESAS Y LOS PROYECTOS
La importancia de los proyectos en las empresas
No es casualidad que actualmente casi todas las empresas, tanto grandes
corporaciones multinacionales como pequeñas y medianas empresas,
utilicen la estructura de proyectos para hacer realidad sus planes
estratégicos. Y es que la estructura organizada de un proyecto permite
transformar una idea o unanecesidad teórica en actividades específicamente
diseñadas para alcanzar ese fin establecido.
Aun así, la división de una gran actividad como puede ser la construcción
de un edificio o la implementación de una nueva red de comunicación, en
una serie de tareas entrelazadas, no garantiza el éxito por sí solo. Un equipo
de trabajo bien preparado, orientado y coordinado por una buena gerencia deproyectos, ayudará a que el producto se realice en el tiempo estipulado, con
el presupuesto asignado y la calidad requerida.
Las lecciones aprendidas generan valor agregado
Una de las principales características de los proyectos es que son únicos.
Algunos podrán tener antecedentes en proyectos similares realizados en el
pasado, mientras otros resultan tan innovadores que obligan a lacompañía a
explorar territorios nunca antes visitados. Pero todos los proyectos sin duda
cuentan con un nivel considerable de incertidumbre y de nuevas situaciones
que requerirán de tiempo y esfuerzo por parte del equipo para su resolución.
Algunas corporaciones fallan en ver el valor de esta experiencia adquirida y
en velar que este conocimiento sea debidamente registrado para su
aplicación en elfuturo.
El concepto no es nuevo. Se le conoce como lecciones aprendidas, y
forma parte importante de la denominada Gestión del Conocimiento, la cual
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estudia aquellas actividades dirigidas a coordinar el tránsito de la información
generada por el trabajo realizado en la compañía hacia los individuos que la
componen. La gestión del conocimiento se convierte así en un activo más de
la empresa,la hace competitiva frente a sus pares. Se convierte en un
elemento clave para alcanzar uno de los objetivos necesarios para la
supervivencia de cualquier empresa: ser mejores cada día. Y las lecciones
aprendidas, como pilar fundamental de la gestión del conocimiento, ayudan
de manera significativa a alcanzar estos objetivos.
SOBRE LAS LECCIONES APRENDIDAS
¿Qué son las lecciones...