Memorando



La palabra memorando es una simplificación del término original que es “memorándum” que proviene del latín “memorandus” que significa “lo que debe recordarse”.
Los memorandos son comunicaciones, con un mínimo de partes, que aceleran el flujo de la comunicación en las empresas.
Se utilizan para tramitar, confirmar, requerir y comunicar información.
Casi siempre, los memorandos son másfáciles de escribir que las cartas porque se conoce a la persona destinataria y no exigen demasiada planificación. Además, la parte destinataria está familiarizada con el asunto y el lenguaje o terminología que se usa en la empresa. No hace falta incluir, por tanto, una explicación que sería indispensable si el mensaje se enviase a alguien fuera de la compañía.

A pesar de que los memorandos seclasifican como comunicaciones internas, pueden crearse memorandos para enviarse fuera de la empresa. Se envían a un público estrechamente relacionado con ella. (Usuarios, suplidores...)
Contrario a lo que se cree muchas veces, todos los memorandos no son cortos o breves. Aun cuando no tienen tantas partes como una carta, también se crean memorandos extensos.Tampoco debe atribuírseles un carácter informal siempre. El asunto por el que se crean, así como la persona a la que se dirigen, sirven para establecer su carácter formal o informal.
Existe, hoy día, una práctica incorrecta, bastante generalizada, del memorando (memo) que supone su exclusiva utilización para regañar o amonestar a los empleados y empleadas deuna empresa. El memorando se crea verdaderamente para comunicar diferentes tipos de mensajes.

Se elaboran memorandos en abundancia por la necesidad, en las empresas, de enviar información por escrito para:

- Crear un récord sobre el asunto o información.
- Conocer quién es responsable por la información.
- Asegurarse de que la persona que debe conocer lainformación, la conoce.
- Establecer quién creó la información y cuándo.

Generalmente, los empleados escriben más memorandos que cartas. Prefieren escribir un memorando en vez de una carta y de hacer una llamada telefónica.
Es importante evaluar cuándo se debe hacer una llamada telefónica, escribir un memorando o una carta.

Para actuar de forma correcta, debe considerarse lo siguiente:
-Si la persona está en el lugar, empresa o ciudad.
- Si se requiere una respuesta rápida y sencilla.
- Si la persona es fácil de contactar.
- Si se sabe que la persona conoce la contestación y puede darla con poco esfuerzo.
- Si no hace falta tener un récord o prueba escrita.

Si no se cumple con alguna de las condiciones anteriores, debe escribirseuna carta si la persona no es de la empresa y un memorando si lo es.

Al crear memorandos, se deben aplicar todas las reglas que tienen que ver con la redacción eficaz de todas las comunicaciones empresariales.

Debe:

- Utilizarse el punto de vista de la persona destinataria.
- Usarse un enfoque positivo que destaque lo favorable o agradable en vez de lo negativo.
-Crearse el mensaje adaptándolo a los criterios éticos y legales pertinentes.
- Utilizarse un lenguaje o vocabulario que no discrimine por razón de sexo, edad, raza, país de origen, impedimento físico o mental, religión, etc.
- Escribirse considerando las diferencias culturales.


Los memorandos requieren:

- Oraciones cortas y largas (Un balance entre ellas)- Vocablos sencillos y familiares
- Voz activa y verbos simples
- Concisión
- Forma estandarizada o modelo
- Tratar un solo asunto.
- Enumerar los aspectos o ítems que se incluyan (tres o más).

La enumeración debe ser explicada antes de presentarla.

Ejemplo: Las siguientes personas estarán sentadas en la primera...