Memorandos

Redacción de Informes Técnicos.
Contaduría
Segundo semestre. Sección 1
S. C. 20 – 01 - 2012
Objetico 11. Los Memorandos.
(Memorando = Cosa que debe tenerse en memoria)
Es un documento de comunicación donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da órdenes y también rememora hechos que se deben tener en cuenta.
Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismosdependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y práctico, breve y directo.
Se difunde en todos los niveles o escalones de la administración.
Los documentos más usados en la administración pública son el oficio y el memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el área de difusión de estos documentos: emplean el oficio para su comunicación externa y elmemorando para su comunicación interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el memorando, para lo segundo.
Área de Difusión: El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde dentro de una institución o empresa. Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o empresa, al margen de su nivel o jerarquía, por la aplicación delos principios de simplificación administrativa y racionalización de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel.
Facultad para firmar memorandos: La tienen todos los servidores o miembros de una institución o empresa, sin distinción alguna.
Partes del memorando.El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:
1. Lugar y fecha
2. Código
3. Destinatario
4. Asunto
5. Cuerpo
6. Despedida o antefirma
7. Firma y pos firma
8. "con copia"
9. Pie de página.
Y las siguientes complementarias:
* Membrete
* Nombre del año
* Referencia
* Sello
* Anexo
CARACTERISTICAS:
* Se debe seguir el formatoestablecido en la empresa.
* La comunicación debe ser clara, breve, sencilla y cortes.
* Se escribe en modo impersonal (primera persona del plural)
* El texto se debe distribuir según su extensión. Si tengo texto corto dejo márgenes máximos e interlineados máximos. Si es largo márgenes e interlineados mínimos.3.
FUNCIONES:
* Para informar un hecho de forma breve.* Para expresar necesidades.
* Para hacer requerimientos.
* Regular o aclarar una situación.
* Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
* Conocer detalles sobre un aspecto determinado.
* Impugnar (rechazar) o corregir una situación.
* Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
* Felicitar, invitar convocar a reuniones no protocolarias.
*Hacer llamados de atención, entre otros
Redacción del texto: El texto del memorando comprende dos secciones:
* Fórmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la redacción del texto del memorando. Por ejemplo, la frase "sírvase..." "Sírvase comunicar a esta dirección el record de... "
* Existen muchas formulas de apertura. Los memorandos dirigidos alsubalterno generalmente empiezan la redacción del texto con las formulas: "sírvase..." (Como en el caso anterior) y "comunico a Ud...." como en el siguiente: “Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por conveniente disponer..."
* Mientras que los memorandos que se envían al superior o a servidores del mismo nivel, comienzan con las frases: "Por el presente..." "Por el presente, me dirijo aUd. a fin de solicitarle permiso..." "Me dirijo a Ud...." "Me dirijo a Ud. con el objeto de comunicarle... "
* Exposición: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos.
IMPORTANTE: El texto del memorando no tiene "párrafo de cierre"
Clases: Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Múltiple
Memorando simple: Se...