Memorandum

Introducción

El Actual documento empresario denominado memorando viene de la palabra latina memorándum que significa “para ser recordado” al termino Castellanizado en singular se lo llama memorando y en plural memorandos.
El memorando constituye el clásico documento de comunicación interna utilizado en las empresas.

Memorando. Concepto

El memorando es una comunicación escritadirigida de persona a persona o de organismo a organismo y es de circulación interna (dentro de la empresa).
Viene a ser una especie de carta simplificada, ya que su función es similar; hacer recordar el cumplimiento de una acción de una fecha o actividades de diversa naturaleza.
  Se diferencia de la carta en que su forma y texto es corto, versa sobre un solo asunto, es concreto y su uso es interno.No se debe emplear el memorándum para emitir disposiciones, ni efectuar trámites. Se acepta ser usado, también por los subalternos cuando éstos se dirigen directamente a sus jefes. El memorándum debe llevar membrete
Su redacción es lo más simple posible. En ella se suprimen las palabras de cortesía empleadas en el oficio.


Aspectos de la presentación formal
Papel
Tamaño carta 210 x 297milímetros, con la impresión del membrete de la empresa. Algunas empresas utilizan formularios impresos; en este caso se respeta el orden impuesto por el formulario

Márgenes
Superior 50mm.
Izquierdo 40mm.
Derecho 10mm.
Inferior 25mm.

Partes del memorando
1. Membrete
2. Lugar y fecha
3. Destinatario
4. Emisor
5. Código o cifra de identificación
6. Referencia
7.Cuerpo
8. Saludo (optativo)
9. Firma y aclaración
10. Iniciales del responsable y de quien dactilografió
11. Adjuntos
12. Copias

Disposición de las partes
-Membrete Impreso

-Lugar y fecha
Se colocara a 50 mm del margen superior y contra el margen izquierdo, el nombre de la ciudad desde donde se remite, seguido por una coma, y a continuación la fecha con sello fechadoro a computadora. Se admiten las siguientes formas:
15 de marzo de 2012
15/05/2012
15.05.2012
15-05-2012

-Destinatario
A cuatro interlineas de lugar y fecha y contra el margen izquierdo se escribirá la preposición A: (mayúscula seguida por 2 puntos) y a continuación el nombre y cargo de la persona en mayúsculas:
A: ROBERTO GARCIA
GERENTE COMERCIAL
Existe una modalidad másinformal que admite la colocación del nombre sin el cargo:
A: ROBERTO GARCIA
En memorandos de rutina se suele utilizar solo el nombre del organismo receptor:
A: GERENCIA COMERCIAL

-Emisor
A dos interlineas del destinatario y contra el margen izquierdo se colocará la preposición DE: (en mayúsculas, seguida por 2 puntos) y a continuación el nombre y el cargo del destinatario también enmayúsculas:
DE: JULIO GOMEZ
GERENTE DE VENTAS
En la modalidad más informal se colocará el nombre sin el cargo:
DE: JULIO GOMEZ
En memorandos de rutina se suele utilizar solo el nombre del organismo emisor:
DE: GERENCIA DE VENTAS

-Código o cifra de identificación
El memorando debe llevar un número de registro para su identificación. Salvo que la empresa estipulara un sistema decodificación especial, lo más usual es poner las iniciales del organismo emisor y un número correlativo proporcionado por el Servicio Administrativo. Esta numeración durará exactamente un año calendario, por lo cual a continuación del número se colocará una barra y los dos últimos dígitos del año en curso.
Ejemplo:
G.V.034/93
El lector decodificará: Gerencia de Ventas, memo número 034, año1993.

-Referencia
La referencia es casi de uso obligatorio en el memo, salvo que éste sea muy breve. La colocación es a cuatro interlíneas debajo de la última línea del emisor y contra el margen izquierdo. Se colocará la forma abreviada de la palabra, con mayúsculas, seguida de dos puntos y a continuación una síntesis del tema del memorando que anticipe su contenido.
Ejemplo:
REF.:...