“Memoria de identificación de un problema”

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

1.1. Descripción del Problema
En el mercado actual altamente competitivo es indispensable que las empresas ofrezcan productos o servicios innovadores y de optima calidad para poder garantizar la fidelidad de sus clientes, su supervivencia y su posicionamiento en el mercado, por esta razón CALISALUD E.P.S. decidió implementar un sistema ERP (Enterprise ResourcePlaning), que incluye también un software especial de facturación para empresas del sector de la salud que les permitirá integrar todas las operaciones de la entidad y prestar un mejor servicio a los usuarios.

Dentro de los diversos problemas que ha tenido la implementación del sistema, nos enfocaremos en la captura de la información, de los movimientos de las bodegas NO conectadas al sistema,es decir de aquellas que aun no tenían implementado el sistema, pues se tomo la decisión de digitar esta información desde el nivel central en Cali, para la región del Valle. Los inconvenientes que se han venido observando son los siguientes:

• El kardex al 31 de diciembre de 2007 que entrego la CALISALUD E.P.S. de todas sus bodegas, presentó inconsistencias en la conversión de las unidades demedida, pues se cargaron al sistema cantidades que no correspondían a la unidad de medida con la que se había subido el kardex al sistema. Esto ocasiono que al realizar movimientos de estos artículos, se generaran inconsistencias en todos los documentos de salida. A esto se suma que se tomo la decisión de crearle existencias ficticias a los kardex de todas las bodegas, (50.000 unidades a todos losartículos) con el fin de poder generar los movimientos de salida, pero esto ocasiono que los kardex en el sistema perdieran confiabilidad en su información. La corrección de la homologación de los kardex se hizo a mediados de año, dejando el primer semestre con un kardex que no se acogía a la realidad.

• La falta de un catalogo unificado para todas las bodegas de la región, con la codificaciónrespectiva, esto ocasiono que se fueran creando códigos de artículos utilizando en la mayoría de los casos la misma codificación de los medicamentos CALISALUD E.P.S., lo que genero inconsistencias.

• La errada planeación de la digitación de la información de las bodegas no conectadas. Se dio porque se inicio con la digitación de las salidas para después iniciar con las entradas. Esto se debió aque el modulo de compras no había sido implementado y las órdenes de compra no estaban ingresadas en el sistema, no se encontró la manera de realizar los ingresos sin utilizar las órdenes de compra, por lo que se creó un procedimiento para el manejo de ingresos que no tuvieran soporte de la orden de Compra, por estar en trámite o ser un despacho de urgencia:

1. Se hace un ingreso temporal delos elementos que llegan sin orden de compra (Entrada Provisional EP).
2. Una vez se ha ingresado la orden de Compra se realiza el ingreso por Recibo de Mercancía (RM).
3. Para completar la legalización de este movimiento, se realiza una Salida Provisional por Legalización de la Orden de Compra (SP).

• Los digitadores tenían poco conocimiento de los tipos de movimientos que utilizabaCALISALUD E.P.S. para mover sus bodegas, lo que ocasiono que se malinterpretaran algunos documentos fuentes y se realizaran movimientos distintos en el sistema.

• El envío tardío e incompleto de la información de las bodegas, de algunas Unidades Hospitalarias (Clínicas) o Centros de Atención Ambulatoria (CAA´S), ocasionó que se generaran inconsistencias en el sistema. Para esto se le informaron a losresponsables de cada bodega, que enviaran la información de almacén los primeros cinco días de cada mes con el fin de tener actualizada la información. La consecuencia de no contar con la información a tiempo es que reduce el tiempo de hacer los correctivos que se puedan hacer por digitación u otra razón, ya que la contabilidad de los periodos contables, se cierra periódicamente en el sistema....