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La información es poder, dice una de las consignas más antiguas en el mundo de los negocios, y la mayoría de empresarios suele seguirla a rajatabla cuando se trata de estar al tanto de cualquier detalle de su sector. De igual forma, todo emprendedor ambicioso querrá saber lo más posible acerca de sus clientes: quiénes son, dónde están concentrados, su gasto medio... Sin embargo, en casa delherrero cuchillo de palo: ese mismo empresario, tan cuidadoso de puertas afuera, es posible que no sepa con exactitud qué bienes tiene dentro de su empresa ni cuanto valen esos activos. Es decir, el tipo de información que podría obtener simplemente tomándose la molestia de hacer inventario.

Con la realización del inventario se busca “comparar las cifras que tenemos según los libros con lasexistencias reales que hay en el almacén, calculando su valor y la calidad de las mismas”, apunta Thierry Casillas, profesor de Pymes de EOI Escuela de Negocios. Aunque este cálculo parece de sentido común dentro de un negocio dedicado a la producción o venta de artículos, resulta necesario en cualquier tipo de compañía ya que, como recuerda Casillas, “incluso una empresa de servicios tiene un volumen deexistencias, aunque sólo sea el material de oficina, y hay que hacer recuento de ellas”.

¿CUÁNDO HACERLO?
Realizar inventario al menos una vez al año no deja de ser una exigencia legal en la medida en que cualquier sociedad debe valorar sus existencias con vistas al cierre contable. Por esa razón, muchas empresas suelen aprovechar el final del ejercicio económico para hacer recuento de susactivos.

Este inventario anual es una opción que “se puede realizar cuando existe un número limitado de referencias”, dice José Ramón Márquez de la Cuesta, profesor del Instituto de Formación Empresarial de la Cámara de Madrid. El inconveniente, destaca, “es que la empresa debe efectuar una interrupción de sus actividades de almacenamiento, paralizando las entradas y salidas” mientras dure elrecuento.

Pero si no quieres detener tu actividad, tienes la posibilidad de hacer un inventario cíclico, a lo largo del ejercicio. “De esta forma, la empresa realiza cada semana o mes el recuento de un determinado número de referencias y cuando finalice el año habrá hecho ya el recuento total”, aclara Márquez de la Cuesta.

CLASIFICACIÓN POR ACTIVOS
En cuanto a cómo debes clasificar tusbienes, recuerda que en un inventario que incluya todos los activos deberá existir una división entre lo que llamamos partidas de activo circulante (existencias del almacén) y las de activo fijo (maquinaria, instalaciones, edificios, mobiliario, equipos informáticos, etc). Todo eso, lógicamente, debe ser también objeto de inventario”, señala Márquez de la Cuesta.

Por lo que se refiere a losbienes consumibles (papel, bombillas, bolígrafos, papeleras), necesarios para la actividad pero de menor valor, se deben sumar en el circulante. Lo habitual es que se fije un límite de precio (con relación a su valor por unidad) y en función de éste se incluyan en una u otra partida.

EL INVENTARIO, PASO A PASO
Puede que pienses que los bienes de tu empresa son tan limitados que casi los puedesir contando sobre la marcha, pero no olvides que un inventario es un sistema de control y, cuanto más preciso sea, mejor. Lo primero es verificar la ubicación de los artículos, es decir, localizarlos. Esa tarea debería ser fácil si has hecho los deberes previos: codificarlos todos. Asignar a tus activos unos códigos de ubicación y de producto te servirá tanto para identificar cada uno como suemplazamiento en el almacén.

Respecto a las herramientas necesarias, se trata de elaborar unas bases de datos, para lo cual debería bastarte con los programas informáticos más habituales. Desde Internet es posible descargar modelos de hojas de inventario en Excel.

Según vayas haciendo el recuento de las existencias físicas reales (tal como se les denomina en la jerga), producto a producto y...