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ARCHIVO CENTRAL

INSTRUCTIVO DE
COMUNICACIONES I.U. CESMAG
APROBADO CON RESOLUCIÓN DE RECTORÍA 101 DE 2010
ACTUALIZADO 2013

CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN................................................................................................................. 4
1. RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS................................................................ 5
2. PRODUCCIÓN DEDOCUMENTOS .............................................................................. 5
2.1 La Carta (NTC 3393)..................................................................................................... 5
2.2 La Circular (NTC 3234) ................................................................................................. 10
2.3 Memorando (NTC 3397)............................................................................................... 12
2.4 Certificaciones y Constancias (NTC 4176) .................................................................. 14
2.4.1 Certificado .................................................................................................................. 14
2.4.2 Constancia................................................................................................................. 14
2.5 Actas (NTC 3394).......................................................................................................... 17
2.6 Documentos Normativos o Legales.............................................................................. 21
2.6.1 Resoluciones y Acuerdos.......................................................................................... 21
3 RECOMENDACIONES GENERALES............................................................................. 24
4. COMUNICACIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS ..................................................... 25
4.1 Comunicaciones Telefónicas........................................................................................ 25
4.2 Comunicaciones Vía Fax.............................................................................................. 26
4.3 Correo Electrónico ........................................................................................................ 26
5. CODIFICACIÓN DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y ACADÉMICAS ...................... 27
BIBLIOGRAFIA
ANEXOS (FORMATOS)

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INTRODUCCIÓN

El instructivo de comunicaciones dela Institución Universitaria CESMAG, incluye estrategias
encaminadas a unificar la coordinación de los diferentes medios y canales de comunicación
entre dependencias y fuera de la Institución, con el fin de definir una identidad corporativa.

El objetivo de este instructivo es definir los formatos de comunicación basados en los
procedimientos emanados por el ICONTEC, la aplicación de estasnormas contribuye a la
disminución de tiempo y costos, brinda una excelente respuesta a las necesidades y
objetivos de la empresa moderna y encamina al mejoramiento de la calidad de los
procesos de la Institución.
La adecuada producción de los documentos en armonía con los procesos archivísticos
hace parte de la Gestión Documental de la I.U. CESMAG.

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1. RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOSEl artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia señala que las
entidades deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar
el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuya aplicación deberán observarse los
principios y los procesos archivísticos.
La Gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes
aleficiente, efectivo y eficaz manejo de los documentos desde el mismo momento de su
producción o recepción hasta la disposición final, buscando que se cumpla el fin último
de los archivos, es decir que estén al acceso y a la consulta de todos los ciudadanos e
instituciones.
2. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
2.1 La Carta (NTC 3393)
Un gran porcentaje de los negocios se hacen o se cierran a través de...