Mercado mundial

MODULO X -

DOCUMENTACION MERCANTIL

–

CURSO CAPACITACION CAJERO BANCARIO

MODULO X - DOCUMENTACION MERCANTIL
El comercio requiere de la utilización de documentos y registros que son necesarios para verificar el correcto traspaso de la información a los diferentes agentes que intervienen en una transacción. Para ello existen registros de soporte a estas actividades, estos registros seestandarizan de acuerdo a las naturales necesidades de cada empresa, como también en la mayoría de los casos están determinado por normas impuestas por los organismos fiscalizadores, tales como la información que deben llevar impresos los documento, las dimensiones mínimas y cantidad de copias que deben llevar impresos los documentos que emiten los contribuyentes. Ejemplos: • Nombre completo orazón social del contribuyente emisor. • Número de RUT. • Dirección del establecimiento, y de sus sucursales si las tuviere. • Comuna o nombre del lugar, según corresponda. • Giro del negocio • Número de teléfono y casilla, cuando ello corresponda. • Numeración correlativa. En el caso de contribuyentes que desarrollan actividades en más de un establecimiento o sucursal deberán emitir sus documentos connumeración única nacional. Los documentos más utilizados son: 1.- La consulta. 2.- La cotización. 3.- La Orden de compra. 4.- La Nota de venta. 5.- Boleta de compraventas y servicios. 6.- Factura. 7.- Guía de despacho. 8.- Nota de crédito. 9.- Nota de débito 10.- Boleta de Honorarios 1.- LA CONSULTA: Nace cuando se detecta la necesidad de adquirir artículos o mercaderías, para ello debenefectuarse consultas acerca de éstas y precios que requiere. La consulta puede realizarse de las siguientes formas: • Por Teléfono: Para solicitar cotización de las mercaderías. • Por Carta: Esta consulta tiene la ventaja de establecer una relación formal con el cliente. • Por Fax: Se envía con la finalidad de tener una pronta respuesta. • De persona de persona: A través de la secretaria, junior, etc. •Por Email: vía Internet, a una dirección de correo o página web. 2.-COTIZACIÓN: Es un documento emitido por el proveedor, en el cual informa el valor de los productos, características, condiciones de venta, indica observaciones, etc. de acuerdo a lo solicitado por el comprador. Es también la respuesta a la consulta y dentro de ella se debe dar respuesta a todas las interrogantes. La cotización seentrega mediante una carta, un impreso, un fax o Email y debe contener los siguientes datos: • Descripción detallada de la mercadería en cuanto a calidad y cantidad. • Detallar la fecha de despacho. • Fijación exacta del precio condiciones de pago, ya sean al contado o al crédito.

1
GMM-M10CCB-MMX

MODULO X -

DOCUMENTACION MERCANTIL

–

CURSO CAPACITACION CAJERO BANCARIO

Esimportante señalar la fecha de vigencia de la cotización además se puede incluir catálogos descriptivos de los productos y/o servicios. Debe ser absolutamente explícita, procurando no excluir ningún dato antes mencionado 3.- LA ORDEN DE COMPRA (O.C): Estando el comprador de acuerdo con la cotización recibida, procede a efectuar el pedido. Este puede realizarse de las siguientes formas: • Por teléfono:Para confirmar la llamada telefónica será conveniente redactar una carta o un impreso, enviando el original al proveedor, y disponer de copias para contrastar con la mercadería. • Por carta: Esta forma de pedido tiene la ventaja de que permite establecer una relación formal con el cliente, pero también el inconveniente de su lentitud. • Mediante Impreso: Los impresos deben contener todos los datosnecesarios para facilitar al máximo las relaciones de compraventa. En general, deberán contener los siguientes datos: • • • • • • • • • • Membrete del comprador. Número de orden de compra. Fecha de expedición. Dirección donde deben entregarse las mercaderías. Identificación del vendedor. Relación de los artículos solicitados. Precios unitarios y totales. Condiciones y forma de pago. Condiciones...