Merceologia

La Gaceta Nº 47 del 09 de marzo del 2009 (Actualizada)
DIRECTRIZ Nº 001-2009
“PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN
DE CARTAS, MEMORÁNDUMS, CERTIFICACIONES,
CIRCULARES E INFORMES PRODUCIDOS
EN EL MINISTERIO DE ECONOMÍA,
INDUSTRIA Y COMERCIO”
Artículo 1º—Objetivo: Esta directriz tiene por objetivo, establecer los lineamientos para
normalizar la creación, organización y control delas cartas, memorándum, certificaciones,
circulares e informes generados por el MEIC; así como facilitar el control interno sobre los mismos
y garantizar la eficacia en todas las gestiones que utilicen como recurso de información estos tipos
documentales.
Artículo 2º—Ámbito de Aplicación: La aplicación, el cumplimiento y ejecución de los
lineamientos emitidos a través de la presente directrizson de carácter obligatorio para todos los
funcionarios del MEIC. La Dirección de Gestión de Información será la responsable de capacitar a
todo el personal para la correcta aplicación y ejecución de la misma, como también el velar porque
ésta se ejecute a cabalidad.
Artículo 3º—Elaboración de cartas:
1) Utilización y vigencia de cartas u oficios:
Las cartas u oficios son comunicacionesescritas, referente a los asuntos de las
administraciones públicas, tanto a nivel externo como interno.
Se utilizarán únicamente para comunicaciones formales. En el ámbito interno del MEIC solo
se utilizarán para comunicaciones a nivel político (Despachos Ministro y Viceministro),
instancias asesoras (Auditoría Interna, Planificación Institucional, Asuntos Jurídicos y el nivel
directivo(Direcciones)).
Estos documentos poseen un alto valor probatorio y deben ser usados para la transmisión de
órdenes o para informar sobre actividades o funciones consideradas como vitales en cada una
de las unidades administrativas.
Su valor administrativo y legal es de 5 años a partir de la fecha en la cual fue producido,
según lo establecido en las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos,aprobadas por
la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos en el año 2003.
2) Descripción de las partes de una carta:
Partes de la carta tomando en cuenta la función lógica que cumple cada una dentro del
proceso administrativo.

2.1 Membrete. Identifica a la unidad administrativa productora del documento y debe incluir
la siguiente información:
a. Logotipo. En la partesuperior izquierda se colocará el logotipo del MEIC, en la parte
superior derecha el logotipo de la unidad administrativa respectiva y en medio de
éstos dos elementos se indicará centrado el nombre completo de tal unidad con letra
mayúscula. Debajo de éstos tres elementos se colocará una línea continua.
b.

Datos generales sobre la unidad administrativa. Se colocarán en la parte inferiorcentrado, bajo una línea continua los siguientes elementos:
Dirección
Apartado postal
Teléfonos y fax
Dirección electrónica
Correo electrónico

Cuando se trate de documentos internos el membrete se colocará únicamente en la primera
página del documento, mientras que en documentos externos debe incluirse en todas las
páginas. Éste membrete aplicará para todos los tipos documentales queregula la presente
directriz.
2.2 Fecha. Es un dato de importancia tanto para el remitente como para el destinatario. Las
partes de la fecha se deben indicar de forma numérica con el siguiente formato: AAAAMM-DD, donde AAAA es el año completo en el calendario gregoriano, MM es el mes en
el año entre 01 (enero) y 12 (Diciembre), DD día entre 01 y 31; según lo indicado en la
Norma ISO 8601Elementos de datos y formatos de intercambio.
Ejemplo: 2008-03-11
2.3 Código de referencia. Conocida como número de oficio, es una identificación
alfanumérica secuencial con que se producen las cartas. Se coloca en la parte superior
izquierda de la carta, después de la fecha del documento. Esta secuencia esta formada por
tres o cuatro partes y separadas por guiones:
a. Las siglas de las unidades...