Metodo de recoleccion de datos

Curso de Excel XP Avanzado

En esta Guía comenzaremos a estudiar la parte más importante de Excel en lo referente a sus herramientas avanzadas como formularios, subtotales, filtros avanzados, tablas dinámicas, macros, escenarios, función si simple y anidada, entre otras herramientas básicas para el manejo de bases de datos.

Guía No.1
  

Objetivos de la Guía No. 1

• Trabajar conlistas de datos (formularios, subtotales, ordenamiento) y filtros avanzados Bases de datos.

  

BASE DE DATOS

Una base de datos es una serie de registros de datos, organizados en filas y columnas. De manera que a una fila le corresponde un registro y a una columna le corresponde un campo de este registro.

Ejemplo de una base de datos.

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Operaciones con una base de datos.

1.Ordenar registros.

Para ordenar datos usted puede recurrir a dos formas:

➢ Forma 1:
- Clic en la celda que contiene el nombre de la columna a ordenar.

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- Clic en el ícono de orden ascendente o descendente, dependiendo de cómo desee ordenar los datos.

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➢ Forma 2:
- Clic en cualquiera de las celdas que contienen los nombres de las columnas.
-Clic en el menú de Datos
- Clic en Ordenar y saldrá la siguiente ventana:
- Verifique que aparezca activada la opción Si, donde dice: El rango de celdas tiene fila de encabezamiento. En caso de no aparecer activada, dé clic en Si.
- Con esta forma de ordenamiento, usted puede ordenar al mismo tiempo hasta por tres criterios. Seleccione las columnas a ordenar y la forma en que deberánde quedar ordenados los registros.
- Clic en Aceptar.

Cuando usted tenga tablas de datos donde necesite organizar hasta por cuatro criterios, primero ordene la columna de menor importancia como se explica en la forma 1 (página 1) y luego proceda a ordenar de la forma 2 (página 2).

• Cálculo de subtotales.

Esta opción permite hacer cálculos con registros que tengan valoresiguales en un campo determinado. Por ejemplo, saber cual es la media de edad de cada afición. Es muy importante que la tabla esté ordenada por la columna por la cual se quiere subtotalizar, de esta manera los valores repetidos de la columna estarán agrupados.

Ejemplo.
Encuentre la media de edad de cada afición. Antes, ordene la tabla por esta columna.

1. Sitúe elcursor en la primera fila, primera columna.
2. Active opción Datos/Subtotales. Aparece un cuadro de diálogo:
3. En apartado Para cada cambio en:, ponga Afición.
4. En apartado Usar función:, escoja la función Promedio.
5. En apartado Agregar subtotal a:, seleccione Edad.
6. Pulse sobre Aceptar.

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Al dar aceptar, aparecerála siguiente información subtotalizada por afición, mostrando el promedio de las edades.

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* Para quitar los subtotales, active opción Datos/Subtotales/Quitar Todos.

2. Gestión de una base de datos con la opción Datos/Formulario.

Para los rangos o listas en hojas de cálculo de Excel, puede mostrar un formulario de datos que permite escribir nuevos datos, buscarfilas basándose en el contenido de las celdas, actualizar los datos y eliminar filas del rango o de la lista.

Esta opción permite una gestión rápida y sencilla de una base de datos. Para activar esta opción.

1. Coloque los títulos de las columnas de la tabla de datos.
2. Si alguna de las columnas tendrá valores basados en fórmulas, entonces haga la respectiva fórmula yaparecerá un valor de 0, porque aún no se han ingresado datos.

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3. Ubicar el cursor del Mouse en la primera fila, primera columna de la base de datos.
4. Active la opción de la barra de menú Datos/ Formulario. Aparece el cuadro siguiente:

Nuevo: Inserta un nuevo registro a la base de datos.
Eliminar: Elimina el registro activo....