Metodo Numerico

Método Numérico
En el método numérico se asigna un número progresivo a cada individuo, firma comercial o asunto, y todos sus documentos se archivan por ese número dentro de la carpeta individualcorrespondiente. Es un método indirecto de archivar porque necesita un tarjetero auxiliar para ser utilizado.
El uso del sistema numérico se recomienda en los siguientes casos:

En las empresas dondelos papeles se agrupan alrededor de casos definidos, como oficinas de abogados, médicos, dentistas, etc.
En las operaciones de negocios donde, como referencia, se prefieren los números en vez de losnombres; por ejemplo en los departamentos de contabilidad, las cuentas bancarias, los contratos, las pólizas de seguro, etc.
Ventajas y Desventajas del método numérico:
Ventajas:
Las referencias norecargan el archivo principal, pues son colocadas en el tarjetero auxiliar.
Es más fácil determinar si una carpeta ha sido colocada fuera de su sitio, pues se pierde la correlatividad de los númerosal sacarla.
Desventajas:
No ofrece soluciones satisfactorias para las carpetas de Varios que agrupan una serie de corresponsables de escasa comunicación.
Es muy difícil localizar un documento malarchivado.









Procedimiento para archivar bajo el sistema numérico:
El archivista debe seguir los siguientes pasos para guardar los documentos bajo la técnica del archivo numérico:1) Inspeccionar los documentos para determinar si su archivo ha sido autorizado.
2) Leer cuidadosamente los documentos.
3) Determinar cómo se archivaran y, si es necesario, establecer algunadiferencia,
4) Marcar el nombre o asunto bajo el cual se va a archivar y, si la hubiere, la referencia.
5) Clasificar el material en orden alfabético.
6) Buscar ene le tarjetero, el numero que correspondeal corresponsal o asunto, según el caso, y escribirlo en la esquina superior derecha de cada carta o documento.
7) Si en el tarjetero no existe el nombre de dicho individuo, firma o asunto, y se...