Metodología para elaborar un Manual de Procedimientos

La Secretaría de Administración a través del Instituto de Innovación y Calidad Gubernamental, elaboró esta guía técnica con el propósito de apoyar a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública del Estado de Oaxaca en la formulación de sus Manuales de Procedimientos. Por tratarse de documentos de carácter oficial, se incluyen para la formalización y operación de los mismos, loslineamientos normativos referentes a su autorización, impresión, publicación, distribución y control.

El Instituto de Innovación y Calidad Gubernamental está facultado en términos del artículo 5 fracción XVI de su Ley Orgánica para “Prestar asesoría en materia de administración e innovación gubernamental a las Dependencias y Entidades; así como apoyarlos en la instrumentación de sus manualesadministrativos y asegurar la vinculación de estos con los reglamentos interiores y normatividad aplicable”

Se pretende así que los Manuales mantengan la uniformidad necesaria para facilitar la sistematización global de su información y permitan, tanto al usuario como a los servidores públicos, un conocimiento más profundo de la organización y funcionamiento de la Administración PúblicaEstatal.

Contar con Manuales de Procedimientos, es necesario porque existen trámites que presentan cierto grado de complejidad y se requieren descripciones claras y precisas de los mismos, de tal manera que sea fácil consultarlos para aclarar dudas, asegurando así la uniformidad en el desarrollo de los trámites y procedimientos.

De igual manera se incluyen de forma general, los puntos másrelevantes que deben contener los procedimientos que forman parte de un sistema de calidad, a fin de que los mismos cumplan tanto con el estándar internacional, como con las necesidades propias del área en la que se llevan a cabo sus actividades.


I. CONCEPTUALIZACIÓN

La comprensión de la metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos, requiere determinar algunos conceptos básicosque nos lleven a decidir de manera lógica las causas principales y justificables necesarias para su realización; por lo anterior, es necesario conocer lo que es un proceso y un procedimiento e identificar sus diferencias.

Un proceso es la transformación de un conjunto de insumos (personas, materiales, energía, equipo, procedimientos) en resultados (producto, servicio o terminación de una tarea),y consiste en:
• Observar y registrar pasos importantes para el logro de resultados.
• Colocar cada paso en la secuencia apropiada.
• Identificar cada tipo de paso y su aportación al resultado
• Registrar toda la información que se considere importante.

Un procedimiento es la sucesión cronológica y detallada de las operaciones en su orden lógico y su método de ejecución. En ocasiones escomún determinar que un proceso es lo mismo que un procedimiento; la diferencia radica en que el primero contiene los pasos importantes para llevar a cabo la implantación del sistema, mientras que un procedimiento contiene el detalle de actividades a realizar por cada uno de los pasos determinados en el proceso.


1. ¿Qué es un Manual de Procedimientos?

Es un instrumento de información enel cual se describen en forma secuencial y cronológica, las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una Dependencia o Entidad, o varias de ellas.

Los procedimientos administrativos son un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica, que precisan la forma sistemática de hacer un determinado trabajo de rutina.

2. Justificación

La necesidad decontar con un Manual de Procedimientos se presenta cuando:
• Existen trámites complejos que requieren descripciones precisas y de fácil consulta;
• Se requiere uniformar el desarrollo de los trámites;
• Se deben simplificar el o los procedimientos;
• Es importante apoyar la capacitación del personal; y
• Procede automatizar los métodos y sistemas de trabajo.

Esta metodología nos...