Metodología para la elaboración de manuales adminsitrativos

INDICE
1) Presentación 1
2) Generalidades de los Manuales Administrativos 3
i) Clasificación de Manuales 3
ii) Objetivos 4
iii) Etapas para la Elaboración de Manuales 4
3) Manual de Organización 11
4) Contenido del Manual de Organización 11
5) Descripción del Contenido 12
6) Manual de Procedimientos 17
7) Contenido del Manual de Procedimientos 17
8) Descripción deProcedimientos 18
9) Diagrama de Flujo 21
10) Anexos 27
11) Anexo I Cuestionario 29
12) Anexo II Manual de Organización 33
i) Anexo III Verbos Comunes para Describir Funciones Específicas 41
ii) Anexo IV Manual de Procedimientos 43
iii) Anexo V Simbología para la Elaboración de Diagramas 45
13) Anexo VI Diagramación 49







GENERALIDADES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
LosManuales Administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la institución, a través de la especificación de bases jurídicas, atribuciones, estructuras, objetivos, políticas, determinación de campos de competencia, deslindamiento de responsabilidades, funciones, actividades, operaciones o puestos en general; en ellos se concentra información amplia y detallada acerca del quehacer de lamisma, sin embargo no son duplicados de los instrumentos legislativos o legales, tales como leyes, decretos, reglamentos, etc.

CLASIFICACION DE MANUALES
Los manuales administrativos reflejan en general la organización de la Dependencia o Entidad, y de acuerdo a su alcance pueden ser:
􀁆 Manual de Organización.
􀁆 Manual de Procedimientos.
􀁆 Manual de Historia de la Organización.
􀁆 Manualde Políticas.
􀁆 Manual de Contenido Múltiple.
􀁆 Manual de Trámites, etc.

OBJETIVOS
Dependiendo del tipo de Manual, los objetivos pueden ser:
􀁆 Presentar una visión en conjunto de la institución.
􀁆 Precisar las funciones que se han encomendado a cada área, a fin de deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones.
􀁆 Coadyuvar a la correcta ejecución de laslabores encomendadas al personal y propiciar uniformidad en el trabajo.
􀁆 Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.
􀁆 Orientar al personal de nuevo ingreso.
La elaboración o actualización de los Manuales Administrativos requiere de la aplicación de una metodología que permita obtener información completa y oportuna parapresentarla con la mayor exactitud posible, evitando crear confusión en la interpretación del contenido.


ETAPAS PARA LA ELABORACION DE MANUALES
Para la elaboración o actualización del manual administrativo de una Dependencia o Entidad se pueden considerar las siguientes etapas:

1. Planeación del Trabajo
2. Aplicación de Técnicas de Investigación
3. Análisis de la Información
4.Estructuración
5. Validación de la Información
6. Autorización del Manual
7. Distribución

1.- Planeación del trabajo
Para establecer un plan de trabajo es necesario designar al grupo de personas que elaborarán el Manual, de las cuales se nombrará un Coordinador como responsable de conducir las acciones para homogeneizar el contenido y la presentación de la información.
Debe hacerse unestudio preliminar que permita conocer las funciones y actividades que se realizan en las áreas a trabajar, para definir la estrategia general de levantamiento de información, a través de fuentes más representativas como son:
􀁆 Los documentos jurídicos y administrativos de la institución, que son base para la realización de las funciones de la Dependencia o Entidad.
􀁆 Archivos documentales de laDependencia o Entidad.

􀁆 Los Manuales Administrativos existentes.
􀁆 Los directivos y empleados, por el conocimiento de las actividades y las limitaciones o divergencias en cuanto a la documentación existente.
Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar un Programa de Trabajo para establecer en orden cronológico, las actividades necesarias para la elaboración de los...