METODOLOGIA DEL PROYECTO

METODOLOGÍA DEL PROYECTO

FASE I: Planificación del Proyecto


ACTIVIDADES GENERALES

Conceptualizar, diseñar y planificar el esquema de trabajo para laorganización
Conformar los equipos de contraparte definiendo el alcance de las responsabilidades compartidas.
Definir los canales adecuados de comunicación de acuerdo a los requerimientos del evento y lasactividades y competencias de todos los involucrados.
Planificar las reuniones de trabajo y coordinación con los equipos técnicos y administrativos de la empres.
Definir las principales fuentes deinformación y los mecanismos de acceso.
Definir oportuna y detalladamente los mecanismos de coordinación logística del evento y diseñar conjuntamente las estrategias de ejecución.
Elaboración yverificación del cronograma de actividades previas
Elaboración y verificación de las listas de los participantes de las delegaciones de cada país, itinerarios de viaje y fechas de llegada.
Apoyo yseguimiento en proceso de visados de todas las delegaciones, verificando que los trámites se están realizando a tiempo.
Verificación de locaciones en términos de seguridad, facilidades físicas y técnicas.Verificación de las facilidades que se brindarán a personas con impedimentos físicos, constatando un tratamiento adecuado del tema.
Coordinación y firma de contratos con todos los proveedores:alimentos y bebidas, equipo técnico, decoración y ambientación, personal de apoyo, etc.
Implementación de medidas de responsabilidad con el medio ambiente a lo largo de toda la planificación y ejecucióndel evento, que permitan minimizar el impacto ambiental.
Seguimiento de elaboración de materiales y control de calidad.
Verificación de materiales de oficina necesarios para el desarrollo delevento.
Coordinación de montajes y desmontajes.


AEROPUERTO

Solicitud de permisos para ubicación de vehiculos.
Solicitud de permisos para ubicación de personal de recepción y protocolo....