Metodologia para el analisis y diseño del sistema administrativo

METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS
PLANEACIÓN DEL ESTUDIO

Tendrá que planear el estudio auxiliándose con la sección de antecedentes y métodos de la empresa.
Actividades de investigación:

a) ESTUDIO PRELIMINAR.
Proporciona una idea global del problema.
Contenido del estudio preliminar.
- Información documental
Información sobre el campode trabajo
- Entrevistas previas

b) DEFINICIÓN DEL ÁREA QUE VAN A INVESTIGAR. Toda empresa, o bien un departamento o una sección.


c) DETERMINACIÓN DE LOS DETALLES DEL ESTUDIO. Es un instrumento bien definido para la continua evaluación de los métodos y el desempeño de todos los procedimientos de la empresa.
- Definición del problema
Recopilación de datos
-Registro de datos
- Análisis de datos
- El proceso de análisis

Un estudio de los planes y objetivos generales con el propósito de determinar los requisitos del sistema. Un análisis de los sistemas existentes para comprender las relaciones entre sus recursos actividades, procedimientos, archivos.


2. RECOPILACIÓN DE FORMATOS, INFORMES Y DOCUMENTOS

Se deben investigar yrecopilar informes, documentos, estados financieros, manuales de políticas y procedimientos y los memorándums. Los documentos cualitativos y cuantitativos portan mensajes de persuasión y debe entenderse que modificarlos bien pueden afectar a la organización.

Se debe realizar a través de una secuencia de actividades:
Lista de información
- Las fuentes donde posiblementese pueda conseguir esta información
Necesidad de personal auxiliar.

La recopilación se efectúa por medio de un inventario que debe realizarse con cada elemento. Estos elementos son:

1. Formas
2. Informes
3. Archivos
4. Equipo de oficina
5. Personal
Espacio
7. Actividades

Conviene hacer la aclaración de que por inventario debe entenderse elrecuento no solo de cantidad, sino sobre todo, de las cualidades existentes dentro de cada uno de los elementos citados anteriormente.


3. INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES Y EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE INFORMES.

La información establece las bases para desarrollar opciones para el problema que se estudia, con el fin de introducir medidas de mejoramiento administrativo.

Elanálisis abarca la siguiente secuencia de pasos:
Conocer el hecho o situación que se analiza

- Describir ese hecho o situación

- Descomponerlo a fin de conocer todos sus detalles y aspectos

Examinar críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho especifico en estudio
- Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación elegido,haciendo comparaciones y buscando analogías o discrepancias con otros hechos.

- Definir las relaciones que operan entre cada elemento.

- Identificar y explicar las diferencias y sus causas con el fin de resolverlas, es decir formular diagnósticos de la situación.

Para que los informes tengan un valor real deben establecer comparaciones, es decir, que los hechos actuales debenser comparados con los anteriores, de tal manera que las personas que reciben el reporte puedan evaluar las resultados. Los informes que no se envían con oportunidad, tienen poco o ningún valor y pueden ser eliminados.

ANÁLISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMATOS

A) GENERALIDADES
La forma es un medio común para la transformación de datos, las formas impresas contribuyen aimpulsar la revolución industrial.

Dos factores que motivan el mejoramiento y desarrollo de las formas fueron la expansión de la imprenta y la especialización de labores. La primera las hizo posibles y la segunda las hizo necesarias con la especialización del trabajo.

Siempre que haya una operación repetitiva de oficina habrá registros uniformes. El modelo que guía esta...